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メールに関わるシステムの見直しを考えたい。

2012年11月5日

弊社の製品の新規提案で、お客様の課題解決についてのお打合せをしていた時に

「ちょっと話題が違うんだけど…」と。

 

 

実は、当社が使っている電子メールに関する色んな仕掛けがあるんだけど、導入時期がバラバラだったり有償版だったり無償版だったり、或いは、当時のエンジニアの手作りだったりして、運用が回らなくなってきた。

 
それぞれの窓口も違うので、相談相手も違ったり相談している取引先も様子が掴み切れなかったりして困ってるんだ。

 

 

その話しは、確かに直前までしていた話題と全然違いました。

 

スワットさんでは、”セキュリティメールパッケージ“という紹介をされてましたが、

あれは、どんな話しになるの？

 

…と、少し前に資料で紹介した、弊社が提案する「電子メールに関するキーワードによる考え方と注目分野のカテゴリー対応」が可能な商品群の”セキュリティメールパッケージ“について聞かれました。

 

その中でも、特に中心となるメールサーバシステムについて。

 

1) スマホ対応を考えたい。
2) 社内の要望に応じやすい、メーリングリストの運用性向上
3) メールデータそのものをシステム障害時でも引継げるＨＡ構成対応化。
4) ウイルス対策や迷惑メール対策などと、一連の関連性が持たせられる。
5) 国内での実績が多様な業界で大規模から小規模まである。

 

このようなキーワードでお話しになりました。

 

 

弊社では、セキュリティメールパッケージを提案しています。

 

 

お客様担当者様はこの中から・・・
「青：メールサービス」と「赤：標的型メール攻撃/迷惑メール」について、
見直しをはじめたいお話しでした。

 

弊社では、国内では民間企業だけで無く、複数の有名国立大学でも全学で導入実績があり、

国内での製品開発とサポートが可能である製品をご紹介しました。

 

メールサービス：　DEEP Mail システム
迷惑メール対策：　SPAMBlock システム＋アンチウイルス、防人システム

 

どうしても過去からの時間の流れの中で、継ぎ接ぎ的になったシステムの構築。
これは、よく聞く話でもあります。

 

どこかのタイミングでシステムの棚卸しとかするのは確かにオススメです。

 

弊社では、電子メールに関する棚卸しと、既存製品の保守期限やリプレースタイミングに合わせた

システム移行を見越して、連携性のある”継ぎ接ぎ”にならない形でのシステム提案について、

ご相談に応じています。

 

特に、今は電子メールの受信時のセキュリティ見直しや、その再構築・・・

つまり、入口対策を棚卸しされる方が多いのでお役に立てると思います。

 

 

(Vol.61)

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設計図面や仕様書、画像など多くの情報を一斉送信したい。

2012年11月1日

とある自治体の情報システムを担当している方から伺った話ですが、様々な調達が必要となる事案について、広く公募をする場合に、これまでは紙に印刷された仕様書や、仕様書のような書類を作成し、必要部数を印刷して配布する。

 

そんな手順を運用されていました。
また、入札後も色んな資料のやりとりを、紙に印刷し提出してもらったり、或いは送ったりすることが通常だったそうです。

 

この運用を見直す検討を実施されることになりました。

1. エコに配慮し紙の利用を減らす(ペーパレス化推進）
2. 書類の送付などによる輸送コストを削減する。
3. スピード感をもって業務を進めるようにする。

 

この課題を解決するためには、インターネットを使った情報の交換が考えられますが、その仕組み作りと運用を考える上で、以下のような懸念事項がありました。

 

1. 仕様書などの情報を希望事業者に安全に配布すること。
2. 仕様書などの書類データが大容量な場合があるが対応出来ること。
3. 情報受取り側よって配布方法が異なることが無いこと。
4. 情報配布先が、書類データを受取ったことが判ること。
5. 相手側からの提供情報も上記と同じように運用出来ること。

 

この仕組み作りに、デジ急便システム を提案しました。

 

デジ急便システム は、Webサーバタイプの大容量対応可能型ファイル交換システムです。

 

自治体様の既存システムの変更も必要ありません。
また、デジ急便システムを利用するためのパソコンへの専用アプリなども必要ありません。パソコンに搭載されるウェブブラウザで操作します。

 

自治体などの担当者様は、このデジ急便システムにアクセスしてWebメールを作成するような手順で、複雑なセキュリティを気にすることなく配布資料を送信することができます。

 

例え、画像や設計図面などがあり、ファイルサイズの容量が数百MBなどになっても問題ありません。
また、そのような大容量ファイルの送付先が10件、20件とあっても、システムの保存容量を気にすることも無く操作ができます。

 

さらに、相手先から自分宛に送られる資料データについても、相手情報(相手先の個人情報含)を、デジ急便システム に登録する必要も無く、ライセンス上も課金されることも無く、柔軟に利用できます。

 

資料の送付先が増えても運用コストは変わりません。
年間決まった予算で運用ができます。

 

さらに、デジ急便システム が提供出来る以下の機能は自治体担当者様の業務をご支援することができご評価いただきました。

 

1. 相手先への資料発送について日時指定して予約しておくことが出来る。
2. 相手が資料データを受取ったことが、通知されるだけでなく、受取っていない相手に対して、受取り期限前に自動的に通知がされる。
3. 設定しておいた資料データの公開期限が来ると自動的に削除される。
4. 複数の資料データを１つのフォルダにまとめて、そのままフォルダの形で送付できる。暗号化処理や、圧縮処理などを事前に行う必要がない。

 

デジ急便システム は、システムの導入から利用開始までの準備も短期に行うことができます。また、既存の設備や仕組みへの影響も与えません。

 

エコ推進・ペーパレス化、業務のスピードアップに伴う効率の改善などにデジ急便システム はお役に立ちます。

 

(Vol.60)

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メールの送り先に応じた添付ファイルの送り方。

2012年10月29日

企業によっては、セキュリティ環境の確保を目的であったり、メール環境の仕組みの都合で、

電子メールの受信に制限をしているケースがあります。
例えば…

 

・容量は○MB以下しか受信しない。
・添付ファイルの形式が、exeは受信しない。
・そもそも、添付ファイルがあるメールは受信しない。

 

など、もっと多彩にあります。

 

一方、メールを送る側は必要に応じ電子メールに文書ファイルを添付して送付することがあります。
この場合、送付相手に応じて送信者はメール送信時にあれこれ考えることになります。

 

Ａ社には、このまま送れるんだっけ？あれ？ZIPだったら大丈夫だったかな。

ファイルサイズの上限越えてないかな？パスワードのケタ数は…固定文字列だったかな？
…そしてメールを送ったら、エラーで返信が来た。

 

そんな経験無いですか？

 

仕方ないことかもしれませんが、実はこれは仕事の上ではストレスになると言われます。

 

「あーもう面倒だなぁ」
「どうして受信しないんだ」
など、どうしても自社より厳しいルールの相手には愚痴も出ます。

 

safeAttach Evolution システムで解消しましょう。

メールの送信者は仕事する上で、電子メールの送信する際に添付ファイルの加工

を何も気にする必要はありません。

 
Ａ社には、ZIP形式で。
Ｂ社には、ファイルサイズチェックして添付形式のままかダウンロード形式か自動的に切換処理。
Ｃ社には、ファイスサイズに関わらずにダウンロード形式に。
Ｄ社には、○○○な送り方で…。

 

全て、safeAttach Evolution システム側で相手に合わせて対応します。
メールの受信側からのクレームも問合せも無くなります。
もちろん、自社の決めたメールセキュリティの送信時ルールも全社員一括で適用できます。

 

普段の仕事の中で、基幹作業になっている電子メールだからこそ、メールを
送信する際に余計なストレスや手間を減らすと業務効率が向上します。

 

 

とある会社の営業部長が言われていました。

 

「担当の部下が忙しくて、大事な提案資料をメール添付して送信した後に、そのまま会議に出ていた。席に戻ったら、そのメールがエラー返信されていた。時計を見たら資料を送る時間を大幅に遅れていた。先方に電話したけど、既に不在。結局、後から送信し直したがその仕事から外されてしまった。仕事を1件落としてしまった。」と。

 

最近は日々多忙な人が多いです。
そして、時間に追われ、約束し、結局、ギリギリになることも多いです。
電子メール1通送ることに、どこまで気を廻せるか。大変です。

 
safeAttach Evolution システムが入っていれば、このようなことは発生しません。
電子メールを効率的に業務に利用するためにも、safeAttach Evolution は効果を発揮します。

 

 
(Vol.59)

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