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スワットカメラは、弊社の営業や技術スタッフが、販売店の皆さまやお客様とお仕事させていただいたときの"こぼれ話"を中心に、弊社がある京都での話題などをブログ形式で掲載していきます。
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メールの記録とWebサイトのアクセス記録は、正しく出来てますか？

2012年10月1日

あらゆる業界・業種で電子メールが使われています。

例えば、取引先との業務的な交渉や見積書・契約書のやり取りについても電子メールが利用されるようになりました。

もし、取引先が海外であれば日本のビジネスタイムとの時差があることから、直接電話で話をするにも大変な時間対応が必要です。

そんな時でも電子メールなら便利です。送る側も受取る側も、自分のビジネスタイムに処理できます。

こんな話は、いまさら…な話ではあります。

しかし、だからこそ、電子メールの記録・保存というのは大切です。

電子メールが取引の重要な手段であり、当事者間の大切な記録になることが求められるなら、その電子メールの送受信の記録を当人以外の第3者が改変したり削除したりしないように、つまり、改ざんされない仕組みを。

さらには、当人が誤って削除してしまったりして記録が保存されない状態を作らないためにも、専用の記録・保存の仕組みを整備するのは大切です。

また最近では、インターネットのウエブ(Web)サイトに専用の取引機能を開設して、そのサイト内で取引契約に関する手続きを実現する方法も増えているそうです。

このようなサイトを使った取引を実施して、見積書や注文・納品手続きや、それに関係する情報の交換をする場合は、電子メールとは違う方法で記録を保存する必要があります。

例えば、実際にウエブ(Web)サイトで入力した文字や数字、送付した書類そのもの、或いは、

ウエブ(Web)サイトに表示された文字や数字、さらには画像などです。

このような電子メールやウエブ(Web)サイトの利用内容の記録は、これからさらに保存することが重要になります。

かつては、情報漏えいや利用記録目的な部分が大きかったと思いますが、これからは『本来の保存すべき情報』として求められます。つまり原本性です。

電子メールについても送受信の日時や送信者・受信者・添付ファイル名の記録。ウエブ(Web)についても、アクセスした日時やそのアクセス先としてのURLの記録が主流でした。

しかし、それでは「原本性」が全く保証されません。

保存すべき必要な内容は、電子メールそのものであり、ウエブ(Web)画面のその時の表示していた内容とおりの様子です。

さらに、電子メールとウエブ(Web)画面の記録は、保存するだけでなく、保存した情報を後から検索して内容を再現させたり、印刷することが必要です。

それを１台で対応できるシステムが、PacketBlackHole です。

PacketBlackHoleは、電子メールを添付ファイル含めて全てをそのままの形で保存します。

PacketBlackHoleは、ウエブ(Web)画面にアクセスし、入力した文字や数字そして閲覧した場面をそのままの形で保存します。

これからの記録と保存のシステムは、PacketBlackHoleが最も適しています。

インターネットを使った通信の中身を、記録し、保存する。

そして、必要に応じて記録を再現し内容を確認する。さらに印刷もできる。

もしも、今、記録や保存ができて無いとしたら…PacketBlackHoleを導入ください。

(Vol.49)

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グループウエアのメール保存容量が増えすぎて困った。

2012年9月27日

社内のメール環境として、グループウエアのメール機能を利用している企業が多いと思います。

Webメールであったり、アプリケーションベースのシステムであったり。

セキュリティ的な目線では、これらの手段はメール情報がパソコンの中に保存されることを少なくすることが出来るなど、メリットもあります。
しかし、メールの添付ファイル運用が日常的に当り前になってきた昨今では、メール相手から受取るメールに添付ファイルがあったり、相手に送るメールに添付ファイルを付けて送ることがあり、さらに、その添付ファイルの容量が平均的に増えてきている状況です。

この状況を受けて、システム管理者側では、グループウエアシステムのメールボックス容量の増強を検討されて苦労されている話を良く聞きます。

しかし、システム全体の容量には限界もあり、増強するための投資も必要になることから、実態は、個人のメールボックス容量の制限をしたり、添付ファイルの送受信サイズに制限を設けているそうです。

添付ファイルの送受信制限は、2MB～10MB以下に設定されているケースが多いように聞いていますが、日頃の業務で使う文書ファイルのサイズが肥大していることから、この制限ではメールに資料を添付して送信する運用が使えないケースが増えているといいます。

じゃ、どうしてるのか？

送りたいファイルを圧縮化操作をしている。
ファイル分割して、制限値以下のファイルを作り複数のメールに添付する。
Web上の無料オンラインストレージサービスを、こっそり使う。
Gmailなど、Web上のフリーメールを、こっそり使う。
USBなどの記憶媒体に入れて送る。

こんなところでしょうか。

1番、2番については、メール送信する人の手間が増えます。ファイルの暗号化をルール化している会社では、さらに暗号化もしますので、１つのファイルを送るだけなのに、どれだけ手間をかけてるか。時間的には勿体ないです。
さらに、2番に至っては、ファイルサーバの容量管理の観点からすると何も解決にはなって無い訳です。

3番、4番はどうでしょう。企業の姿勢として、業務資料を外部の第三者に委ねるような方法を許しても良いのでしょうか。
それしか仕方ないから、目をつぶってる…それが本音？
もし、情報セキュリティに対して、真面目に取組んでいるいる取引先が、ファイルの送信相手であった場合、このような方法で資料や文書が届いたら残念に思うようですし場合によっては｢止めてくれ｣と注意を受ける場合もあるようです。

5番に至っては、今でもUSBポートが任意で利用出来るのはこの事例に限らずセキュリティリスクも高く、事故や事件の心配が残ります。

1～5番の方法は、改善する必要がありますし、企業姿勢としても間違っています。

弊社では、この事態を解決するために、デジ急便システムを提案しています。
デジ急便は、社内にファイル交換システムを構築することができます。

社内から、社外へのファイル送信はもちろん、社外から社内にファイルを送ってもらう(受信する)ことにも利用できます。

ファイルを受取る際に、自社のデジ急便システムを相手にお知らせし、そこへアップロードしてもらう運用となります。
こうすることで、取引先の方にも余計な手間を取らせることが無くなります。

ファイルの送受信できるサイズは、数100MBも可能ですし、回線次第ではありますが、ギガバイト(GB)レベルのファイルも処理できます。

このシステムを活用すれば、グループウエアの添付ファイルサイズ制限を厳しくしても、利用者の方は、安全に簡単なファイル送信・受信ができます。

さらには、取引先との情報交換方法の信頼性をアピールすることが出来るので取引先にも安心していただける仕組みとなります。

(Vol.48)

迷惑メール・スパムメール対策はクラウドサービスで！

2012年9月24日

弊社のお取引先様が、新たなクラウドサービスを立ち上げるとのことで、サービスメニューの検討をされることになりました。

その席に同席させていただくことがあったのですが、電子メールに関するサービスの利用希望の話が多いことを聞きました。

当然、メールサーバをはじめ電子メールに関するあらゆるサービスが、クラウド環境の上で提供される計画です。

その中で、迷惑メール・スパムメール対策の分野において、弊社の SPAMBlock製品を採用に向けてご検討いただくことになりました。

仮想化環境の上で展開するサービスですが、弊社ではご提供する用意があります。

迷惑メール対策については、数多くの対策ツールが提供されておりますが、弊社がご提供している、SPAMBlock 製品は、高速処理や国内の大手ISP事業者で
も採用されている、スパムエンジンを標準搭載していることによる、高信頼性処理が特徴です。

電子メールの環境が、BCP対応も含めてクラウド環境下に移る話題がある中で弊社の提供する SPAMBlock 製品は、アプライアンスサーバだけでなく、クラウド環境でもご利用いただけます。

(vol.47)

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