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スワットカメラ

スワットカメラにようこそ！！
スワットカメラは、弊社の営業や技術スタッフが、販売店の皆さまやお客様とお仕事させていただいたときの"こぼれ話"を中心に、弊社がある京都での話題などをブログ形式で掲載していきます。
どうぞ、末長くご愛読いただけますようお願いします。

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PPAPメールを受信する。どうやったら安全に受信できるか。の話。

2023年10月30日

このブログをご覧の方の仕事先では、受信するメールにパスワード付きZIPファイルが添付されているメールを受信されていますか？
或いは、パスワードで保護されている Excelや Word、PDF などのファイルは、受信されていますか？

きっと、普通に考えると「受信している」だと思います。

しかし、そのメールの添付ファイルは「メールサーバに届く前に、アンチウィルスや迷惑メール確認などが出来ないまま」で届いていませんか？
それは、セキュリティ的な観点から言うと、せっかく費用かけて導入した受信メールに対して実施するセキュリティ対策が「活かせていない」ということになりますね。

このブログでは、そんな「メールを受取る側の観点から “PPAPメールを受取る”、”安全に受取る”」の提案について書きました。

ちなみに、その仕組みは、実は当社は、実際に使用しています。
もう何か月も前から使っています。
さらに、自分達で使ってみて、色々得た知見をフィードバックして、お客様に提供することを開始しました。

「それ欲しい」「それ知りたい」「ウチもやりたい」って方は、当社の営業までご連絡ください。

連絡先：　sales@swatbrains.co.jp　　受信メールのPPAP対策の対応者宛へ、メールでご連絡ください。

当社では、脱PPAP対策・誤送信対策の送信メールの仕組みとして、safeAttach Evolution の製品サービスを提供しております。

企業や団体の組織が、自分から発信する・送信するメールに対して実施するメール送信制御の仕組みです。
アカウント数を課金対象としたライセンス形態では無いため、メールユーザ規模によっては、超安価に導入して利用いただけるのが特徴です。

また、お陰様で、safeAttach Evolution を紹介している専用サイト
https://safeattach.cloud/
へのアクセスも多く、さらに、このサイトからの問合せも多数いただいております。
さらに、safeAttach Evolution を導入いたいたお客様からも、ご好評いただいております。

企業に限らず、自治体、病院、大学など、メールを使っている業種業態を問わない全ての分野から、お問合せをいただいております。
それだけに、どれだけ脱PPAP 対策に注目があり、そして導入が進んでいる状況なのかが判ります。

この脱PPAP対策を実施する「理由」は、色々あるのですがお客様やパートナー様からお伺いする「理由」には、特徴的な内容がありました。

■メールを送る取引先(相手先)から、
パスワード付きのファイルや、ZIPファイルは送信して来ないでください。
…というものです。

脱PPAP対策の理由になった背景に、ランサムウェア・マルウエアの検査が出来ない。添付ファイルのセキュリティ対策の効果が無くなる。という「メール受信する側」のセキュリティ対策運用についての課題があります。

これまで、電子メールの世界では、メール送信する側の方針などでメールの送り方を決めることが優先される風潮でした。
プライバシーマークの運用、ISMSの運用や、個人情報保護管理の規定に沿った運用などを理由に、”添付ファイルは暗号化”して送信しましょう。という流れがありました。

この考え方が始まったのは、2003年頃の「個人情報保護法対策」などが起点だったようにも思います。

実は、添付ファイルをパスワード付きZIP にして送り、後から解凍パスワードを送付する考え方は、それより以前からありました。
その頃は「メール誤送信対策」として導入するものでした。
万が一、添付ファイル付の重要なメール(中身が、見積書や注文書など)を、間違った相手に対して送信してしまった時に、[送信]というボタンを押したら、もう後から止めることが出来ないため、大問題になっていました。
その対策として「誤送信対策の仕組み」が導入されました。
ただ、その仕組みは、2003年頃、メール通信経路も平文で盗聴や傍受出来た時代だったこともあり、個人情報保護法対策のIT施策として、安全な個人情報データファイルのメールによる配送手段と拡大解釈されたことで、PPAP送信はセキュリティ対策の認識が広がったのだと思います。

さて、前置きが長くなりましたが、そんな PPAP送信は、メール送信する側のセキュリティ施策という理由で国内に数多く実施されるようになりました。

ところが、この数年前くらいからパスワード付きZIPファイルの形をした、重大なサイバー攻撃手段としてのランサムウェアやマルウエアなどが添付ファイルとして届く、危険なメールが増えました。
パスワード付きZIP やパスワード保護されたファイルは、メール受信経路に設置した「迷惑メール対策・アンチウィルス処理」が実行出来ないため、セキュリティチェックすることなく、メールを受信することになりました。

サイバー攻撃のツールとして利用されるランサムウェア/マルウエアは、悪名高き Emotet (エモテット) をはじめ、WannaCry (ワナクライ), TeslaCrypt (テスラクリプト), Bad Rabbit (バッドラビット), CryptoWal (クリプトウォール), Locky (ロッキー) など挙げればキリがない程にたくさんあり、それぞれ、パソコンの中に入った後に発生する不正活動は異なり、重大事故を招くことが心配されます。

このような背景から、企業や団体などの組織では【メールの添付ファイルとして、パスワード付きZIP/パスワード付きファイルだった場合は、受信しません(受信拒否します) 】と言い始めました。

これがきっかけとなり、いわゆる「脱PPAP対策」を講じる状況になったのです。

しかし、妙なことがあります。

｢受信しません・拒否します」と言っている企業や組織では、まだパスワード付きの添付ファイルがメールで送信していたりします。
そして、まだ数多くの添付ファイルはパスワード付きで送信されてきます。

これは、この20年以上の間に「添付ファイルはPPAP方式で送信する」という運用が浸透し慣れていることや、セキュリティポリシーとして定められた手順になっているので、変更や見直しが「そんなに簡単には出来ない」という事情があるようです。

そこで、弊社が提供する脱PPAP対策・誤送信対策を採用いただくと「メールを送信する側」の話としては大きく改善出来ます。

ところが、”メールを受信する側” としてはどうでしょうか？
１００％完全に「パスワード付き添付ファイルは受信しません。拒否します」って、ほんとに運用できますか？

ぶっちゃけ、無理ですよ。(苦笑

そこで、当社は、パスワード付き添付ファイルが付いたメールが届いた際に、ランサムウェア/マルウエアに感染するかもしれない！というリスクを小さくする仕組みを提供しています。
昨今のサイバー攻撃の起点は、パソコンに届く電子メールの添付ファイルや、本文中の URL をクリックして不正な Webサイトへアクセスすることが多くなっています。

ITリテラシによって、メールの不信・不審の判断は異なります。そして、仕事の役割担当によっては、そもそも深く考えずに、添付ファイルを開いたり、指示される URL をクリックしてしまいます。
本人は、悪いこと・正しくないことを行っている気持ちや考えはありません。
普通に決められた手順で操作して仕事しているのです。

サイバー攻撃の起点となる、悪事を働くマルウエアは、いつ届くか判りません。
そのマルウエアは、なりすましの既存取引先相手の名前を語ったメールとして届くこともあり、見分けが難しくなっています。

つまり、専門的な知識や見立て、観察する気持ちが無いと、見分けるのはとても難しいのが現実だと思います。

当社が自社でも導入し実際に使用している仕組みは・・・、

パスワード付きZIP、パスワード付きファイルは、メールサーバに届く前に「メールから外して隔離保存」します。
隔離保存した保存先情報を、メールの文頭に差し込みコメントとして記載しメールサーバに送ります。
メール受信者は、その URL に従って隔離保存されたファイルを確認します。
別途届いた「解凍パスワードキー」を使って、隔離保存状態のファイルを開きます。
その際に、サンドボックス処理を実施し、マルウエア感染が無いことを確認します。
ファイルの安全が確認出来れば、画面上に「グリーン表示」が目視出来るようなり、操作しているＰＣへダウンロードすることで、添付ファイルを受取ります。

※上記の動きは、概要です。詳細な動きや仕様については、お問合せください。

また、当社が提供するサービスでは、上記のように、パスワード付きファイル・パスワード付きZIPファイルを安全に受信し受取る仕組みだけで無く、受信するメールに対して次のような処理を行います。

HTML メールの text 化
メールが送られてきた経路の国名を本文に追加する
本文に記載されている URL を無効化する
添付ファイルを無害化（マクロ除去、画像化、 Text 化、など）し再添付して配送
一定の条件を設定した上で、添付ファイル削除
アンチウィルス、アンチスパム機能
サンドボックス機能
添付ファイルに対するサニタイジング製品との連携機能

などを実現出来ます。

もし、メール受信後の現場作業者が、ITリテラシや、セキュリティ意識が低い環境だったとしても、何段階かの「手間」と「確認すべき観点」を提供する事が出来るので、電子メール受信後の「確認手順」や「操作手順」を明らかに定めることで、従来と比較して、限りなく小さなリスクにすることが出来る仕組みです。

この仕組みは、すでに国内の多くの自治体(都道府県・行政区・市町村)で導入事例があり、高い信頼性を確保しています。
そして「受信メールで届くパスワード付き添付ファイル・ZIPファイルを安全に受取る仕組みサービス」として、当社より提供しております。

このサービスは、企業や組織のメールサーバに届く前に、当社のメールセキュリティサービスを経由する配送経路運用に変更することで利用出来ます。
このサービスを利用するために、メールを読み書きしているメーラ環境に何か追加する必要もありません。

いかがでしょうか。

当社の運用実態としては、メールサーバの受信ボックス(受信箱)に、パスワード付きZIPファイル、パスワード付きファイルは、１つも入ってきません。
また、メール本文には、そのメールがどの国から送られてきたか一目で判りますし、かならずテキスト形式に変換されますので、本文中の URL はクリック出来ないように加工されています。
セキュリティの意識が高い低いだけで無く、日々の仕事が忙しい現場の仕事の中で、サイバー攻撃の起点となるランサムウェアの感染リスクを、仕組みによって明示化しています。
そして、その情報を活用した受信メールに対する対応手順や注意視点を具体的・判りやすく提示することが出来たことで、自然と利用者が注意するような啓蒙にもつながっています。

可能な限り業務を止めない。そして、ITリテラシーに任せたリスクマネジメントから、現場のメール利用者にも判りやすくで明らかな情報を提示し、安心して仕事が出来る環境を提供する。

そんな「メール受信環境の仕組み」を導入しませんか？

連絡先：　sales@swatbrains.co.jp　　受信メールのPPAP対策の対応担当宛へ、メールでご連絡ください。
確認出来次第、担当者よりご連絡させていただきます。

※上記の記載内容には、標準的な機能とオプション契約が必要になる機能の両方が記載されています。
具体的には、担当営業までお問合せください。

#脱PPAP対策 #メール誤送信対策 #電子メールセキュリティ #メールシステム
#パスワード付ZIP #パスワード付ファイル #暗号化 #ダウンロード
#アンチウィルス #アンチスパム #メールセキュリティ
#電子メール受信時にパスワード付ファイルを安全に受信する仕組み
#全国の自治体で広く導入され稼働実績と導入実績は圧倒的シェアの仕組み
#電子メールは送信側の理屈から受信する側の理屈が優先される時代
#電子メール受信時のセキュリティリスクを大幅に軽減する仕組み
#メール送信側の対応だけでば不十分で受信メールに対する対応が必要です。

(Vol.124)

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Copyright(C) 2012,2020、スワットブレインズ　掲載記事の無断転載を禁じます。

safeAttach Evolutionの専用サイトがオープンしました。

2023年1月19日

スワットカメラの更新を、すっかりサボっていました。
当社のWEBサイトへ著名な検索サイトからダイレクトにアクセスいただく場合のアクセス先ナンバーワンは、実はスワットカメラです。
ありがとうございます。<(_ _)>
検索される方の問題や課題に対して、解決する事例などがあったり、提案する製品やサービスについての考え方などを紹介しているからかもしれません。
そんな中、昨年からアクセスされる方のキーワードで急増しているものがあります。

メール誤送信対策
オンラインストレージ
PPAP
脱PPAP
メール送信時のセキュリティ
暗号化自動処理

メール系の検索キーワードと合わせて、上記のキーワードを組合わせて検索されている方もいます。
これは、おととしから国内で広まりつつある
「パスワード付ZIPファイルをメール添付して送るのをやめよう」
という考え方と、実際に、そういうメールを受信拒否される企業や団体が増えてきたことで、これまでのメールと添付ファイルを送信する仕組みを見直す検討をする方が増えたからかと思います。

弊社にご相談やお問合せをいただく状況も、エンドユーザ様の情報システム部門の方や、システム企画担当の方だったり、お客様にシステムを提案するシステムインテグレータや、メールサービスを提供されている事業者様だったりします。

実は、当社では、すでに10年以上前から、safeAttach Evolution を自社で導入し運用していますが、原則として、メールの添付ファイルは、オンラインストレージ経由の URL 通知で送信しています。
オンラインストレージ経由…と言っても、メール送信する社員は、普通にメール作成画面で、何も加工していない電子ファイルを、単純に添付ファイルとしてセットして「送信」する操作で行っています。
自分で、ZIP化して、パスワードを考えたり、あるいは、わざわざオンラインストレージサイトにログインして、ファイルをアップロードして、発行される URL をコピペしたりする操作・・・なんてしてません。
そんな手間があると、仕事の効率が下がりますし、なにより、間違いのもとです。　さらに言うと、めんどうで、わずらわしいです。

今でも、業務の一環として、メールに添付ファイルを付けて送信する際には、パソコンのデスクトップで、手作りで、パスワード付ZIP ファイルに変更し、パスワードを考え、そして、別メールで、パスワードを相手に送信する。　そんな、操作をしているところは多いかもしれません。

パスワード付ZIP ファイルを、添付ファイルとして送信することのセキュリティ的な観点での問題や課題については、ちょっと置いておいて、そのようなメール送信手続きを仕事の中で実施しているのは、本当に大変だと思います。
これまでも、こういった操作を「自動化」することで、業務改善の提案をしてきました。
しかし、時代は進み、パスワード付ZIPファイルの添付ファイル送信も、見直されるようになりました。
メール送信時に、わざわざブラウザを開き、毎回、オンラインストレージサービスにログインして、ファイルをアップロードし、そこから、相手にメールを送信する。
そういう運用を開始されたところもあるかもしれませんが、そもそも、メールって、相手との連絡通信手段として使うことが多いので、送信⇒返信⇒返信・・と、連続性があります。
その連続性のメールは、あとから読み返すことが多くて、連続している内容が、エビデンスになる場合も多いですし、何かを思い出すきっかけになることも多いです。
オンラインストレージサービスを使って、連続性のあるメールとは別のメールスレッドが発生すると、後から見直すメールを探すのは大変です。
そもそも、自分の「メール送信BOX・送信履歴」に残らないこともあります。送信メールとして探しても見つからず、逆に受信側に、自分を Cc や Bcc で送ったメールとして探すことにもなります。
結局、一般的なメールの送受信仕事の中で、困ったメールになるのは明らかです。

メール送信相手との連続性があるメールのやりとりの中に、自然に添付ファイルを「平文・未加工のまま」で、送信する手順。しかし、届ける相手には、「オンラインストレージ経由」で送信する方法は、今のトレンドとしても判りやすいものです。

メール送信の手順は、企業や組織によって、様々なルールやポリシーもありますが、最近は、メール受信側の「都合」に合わせるような事も求められています。

当社では、新しい時代・新しい働き方環境に応じたメール送信の運用の仕組みとして、safeAttach Evolution をご紹介・ご提案しています。
今回、safeAttach Evolution 専用の WEBサイトを新たに開設しました。
色んなシーンに対応する仕組みをご紹介しています。
是非、アクセスしてみてください。

新 safeAttach Evolution ご紹介サイト
https://safeattach.cloud/

そして、当社がご提供している製品・サービスについてご覧いただき、導入をご検討いただけますと幸いです。

新たな safeAttach Evolution サイトから、お問合せください。
何卒宜しくお願い致します。

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(Vol.123)

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Copyright(C) 2012,2020、スワットブレインズ　掲載記事の無断転載を禁じます。

ついに、メール添付ファイル配送パスワード付ZIP添付の終焉が来た！

2021年9月16日

訂正 2021年10月1日

いきなり具体的な事から紹介します。

2021年~~10月11日~~12月13日から、日立製作所様と日立グループ各社様では、順次電子メールの送受信ついて、これまでの運用を大きく変更されるそうです。

実はこの話題、弊社のお取引先から聞きました。

また、これを理由にした対応策について、弊社へ相談が集まってきています。

最初、え？　なに？　どうしたの？　っていうのが感想でした。

日立製作所様と、日立グループ各社様では、かなり以前から
・電子メール添付ファイルのパスワード付ZIP化を止める。

と、報道されていました。
しかし、具体的に「いつから実施」は明らかではありませんでした。

それが！　ついに！　その日が来ます！

★ 2021年令和３年 ~~10月 11日(月)~~ が、その日です！！→ 12月13日に延期されたようです

もう少し具体的に話を進めましょう。

教えていただいた話題なので、正しい表現では無いかもしれませんが、お取引先様から伝え聞いた内容は、次のとおりです。

日立製作所様、及び、日立グループ各社では、
2021年~~10月11日~~12月13日以降、パスワード付ZIPファイルが添付されたメールは順次受信しない仕組みになる。
日立製作所様、及び、日立グループ各社宛に
2021年~~10月11日~~12月13日以降、パスワード付ZIPファイルをメールに添付して送信することは止めて、別の方法で送付するようにしてください。

・・・ってことです。

現在は、メール送信時の添付文書を、どうやって送信するか、多くの組織や団体ではセキュリティポリシーの名の元に決められた方法があると思います。

その最も多いのは、パスワード付ZIPファイル変換して、それを添付する。
・・・だと思います。

ZIP解凍のパスワード情報については、後追いメールで通知したり、電話で伝えたり、或いは、予め決めたパスワードを使用して処理していたり。

いずれにしても、パスワード付ZIPファイルへ加工して添付しているケースが多いと思います。

最近は、このような対応を「 PPAP処理」と呼ばれる場合もあります。
これは、悪評を煽りたい意味も含まれていると個人的には感じています。

いずれにしても、国内の大手総合電機メーカーである、日立グループ各社が一斉に、パスワード付ZIPファイル付きのメールを受信しなくなる。

これは大問題です！！！
っていう企業や団体がたくさんあります！

だから、弊社にご相談をいただく状況なんですね。

——–

さて、それで、みなさんどう対応するんですか？

今日は、9月16日。単純に数えて、あと~~３週間ちょっと~~ 約３か月弱です。

あれこれ伺うと、この対応のために、オンラインストレージの仕組みやサービスを「導入・採用」する企業が多いとか。

これ、実際には現場でメールを使って仕事している方には、困った手段ですね。
現場に優しく無いです。

これまでは「メールに添付して送信」と行っていた仕事を、わざわざ相手に合わせて、オンラインストレージ側の操作に変更しないといけない
本来だったら「メール作成して添付して送信すれば済む」事を、わざわざブラウザで、サービスにログインして、内容を作って送信
日立様関連と他のドメインへ宛先を混在して送るメールだったものは、わざわざオンラインストレージ経由と、メールの２つに分けて送信
苦労して手間を掛けて、オンラインストレージで送付した作業は、後から見直しするにしても、メーラの送信履歴には残ってない

こんな状況が簡単に想像できます。
後から困るやつです。

ちなみに、メールアーカイブシステムが運用されている場合、その送信記録にも残りません。後からの監査で確認が面倒になります。

メール送信の記録と、Web操作でのオンラインストレージの記録を、突き合わせて追いかける手間が増えますし、場合によっては、オンラインストレージの操作記録だけで、実際に送信したファイル自体は、保存されていない場合もあるかと思います。

そうなると、ファイル名だけで監査できるの？って話にもなります。

そんな後から、とっても面倒なことになるのが明白な環境です。

さらに言うと、今回の日立製作所様と日立グループ各社様の方針変更をきっかけに、さらに国内大手の企業や企業グループも同じ方向に切り替わるかもしれません。

すると、その対応で、日立製作所様関連ドメイン（これだけでもかなりの数ですが…）以外にも、同様の対応をするメール送付先が増えてきます。

この変化にも、全て、現場のメール書いている人たちが、自分で覚えて考えて対応する必要が出てきます。

これは、現実的な対応と言えません。

間違いの元
情報セキュリティ事故の原因

・・・になります。

——–

当社では、2019年12月25日から、添付ファイルのパスワード付ZIPファイルでの送信を原則廃止にしました。そして、添付ファイルはダウンロード方式で送信するようにしています。

お客様やお取引先様には、弊社からの添付ファイルは、ダウンロード方式にてお受け取りいただいております。

しかし、この仕組みを導入するに際して、オンラインストレージの仕組みを新たに導入してはいません。そして、社員に新たな操作負担などはありません。

当社では、safeAttach を導入しています。

これまでも当社から多くの企業に提供してきている製品でもありますが、当然、自社でも導入して利用しています。その結果、数々の運用ノウハウも出来ました。

当社のsafeAttach は、当社独自のクラウド基盤上に実装した safeAttach VPS で運用しています。
そして、同じ基盤で運用している safeAttach VPS と safeAttach EVS を、お客様にもご提供しています。

safeAttach の利用としては、ざっくり、以下のようになります。

今までどおりにメールを作成する。
送付する添付ファイルを、加工せずそのまま添付する。
送信ボタンを押して送信する。
safeAttach に届く。相手先のメールアドレスや、添付ファイルの状況を確認して、予め設定されている条件に合わせて添付ファイルを処理する。
(1) safeAttach 内のダウンロードサーバに添付ファイルを移動
(2) メールに、ダウンロード先のワンタイムURL を追記
(3) メールの相手先へ、メールを送信。
(4) ダウンロードサイトへのアクセスパスワードをメールで自動通知
上記の処理を実施したことが、メール送信者に通知される。

という感じです。

（個人的は、この後、メールの相手先が、添付ファイルをダウンロード操作していただた際に、safeAttach から「ダウンロードされました通知」が来るのも、ありがたい機能だと思っています。そう思いませんか？(笑) )

また同時に、メールの誤送信対策として、送信したメールの「一時保留」も実施しています。当社では、約３分のメール送信保留を実施しており、恥ずかしながら私も、この３分に「 “何度も” 救われて」います。

では、今回の日立製作所様と日立グループ各社様へのメール送信時の添付ファイルについて運用変更にどう対応するか。

２つの対応方法があると思います。

safeAttach のサービスを早々に利用して、送信する添付ファイルは、原則全てダウンロード方式に変える。そして、もし相手先で「ダウンロード方式に対応が出来ない」場合は、その相手にだけ、パスワード付ZIPファイルで送信するか、又は、無加工の「平文」のままで送信するように設定して運用する。
safeAttach のサービスを早々に利用して、日立製作所様や日立グループ各社様の取引関係にあるメールドメインを、safeAttach に設定して、送信するメール個別に、その宛先を safeAttach で確認。設定したメールドメインに対しては、ダウンロード方式にて送付し、それ以外の宛先には、従来とおりの方法で添付ファイルを送付するように「自動対応処理」を運用する。

どうでしょうか。

これであれば、仕事で多忙なメール作成と送信を、とっても便利に、そして間違いが発生しない仕組みで対応が出来るようになります。
もちろん、そのメールは、平文の添付ファイルが付いた状態で、メーラの送信履歴に残りますので、あとから見直しても漏れることはありません。

そして、メールアーカイブにも、平文のメールとして記録保存されるので、監査や検索結果を見る際にも、容易に内容を確認出来るようになります。

safeAttach VPS 、safeAttach EVS は、この仕組みをサービスで提供します。

Microsoft365や、Google Gmail であっても連携対応出来ます。
サイボウズ、desknet’s NEO、Notes、などの色んなグループウエアも。
ISP のホスティングサービス(*1)やメールサービス(*1)であっても。

safeAttach VPS 、safeAttach EVS は、連携が出来ます。

条件が整えば、2週間程度以内で利用も開始できます。

「日立製作所様、日立グループ各社様宛のメール送信対応」
さらには、
「メール誤送信対策」「PPAP対応策」「メール送信制御の導入」

こんなご要望は、safeAttach VPS 、safeAttach EVS で解消できます。

(*1) ISP様の提供サービスの一部に safeAttach との連携が実現出来ない仕組みや環境があるため、ご利用になれない場合があります。

——–

当社は、safeAttach 製品を 10年以上自社で実際に運用利用し、そしてお客様にも提供している正式販売代理店です。

この機会に、是非、safeAttach を導入して、日立製作所様・日立グループ各社様の対応だけで無く、これからのメール送信の現場の利用負担軽減と、組織としてのメール送信時に想定されるリスクマネジメント対策として、当社の safeAttach VPS 、safeAttach EVS を導入ください。

まずは、お気軽に、当社へお気軽にご相談ください。

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(Vol.122)

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