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ドラマ “半沢直樹” 第１話 は、電子メール がポイントだった。

2020年7月20日

2020年7月19日(日) の午後9時。
ＴＢＳ系で全国放送が開始された日曜劇場「半沢直樹」っていうドラマ。
ご覧になりましたか？

 

今日(7/20)の情報によると、関東地区での平均視聴率が22.0％と非常に高い視聴率だったそうです。
前回の同ドラマの初回は、19.4%だったそうですから、その注目の高さは確かなようです。

 

さて、私も楽しみにしていた１人。万事調整し 21時にはテレビの前に。

 

今回、主人公の半沢氏は、東京セントラル証券という会社の営業企画部長という立場で始まります。
半沢氏は、同社の親会社である東京中央銀行から前回の作品で、あれこれあった後に、出向という形で移られました。

 

そんな注目の第１話。親会社と子会社の間での「情報管理」がストーリーの重要なポイントでした。

 

このドラマの人間模様には、触れませんが、それに関わる事柄として電子メールがキーワードとなりました。

 

ドラマの舞台となる東京中央銀行・東京セントラル証券は、もちろん架空の企業ではありますが、想定としては・・・

 

『東京中央銀行は、国内では最大手で、世界でも第三位の地位に君臨するメガバンクであり、2002年に東京第一銀行と産業中央銀行の合併によって誕生。
配下には「東京セントラル証券」(中堅規模の証券会社)や「東京中央信用金庫」など多数の金融機関を従えている。』と、設定されています。

 

つまり、三菱ＵＦＪ銀行や、みずほ銀行、三井住友銀行 などに相当すると考えられます。
これらの銀行は、所轄の金融庁の指導や関連行政の指導なども受けながら、情報システムを構築し運用されていると考えられます。

 

ドラマの中で、半沢氏は、大きなトラブルに巻き込まれます。
その証拠を探す中で、重要な証拠として電子メールを探します。
そして、送信側のメールから「重要なメール」を見つけました。
送信者の端末で、社内グループウエアのメールボックスから件名を見てそのメールを見つけました。

 

ドラマでは、そのメールを紙に印刷し「これが証拠です！」と見せますが見せられた側の相手は「そんなメールは知らない」と反応します。

 

そしてその「メールは受け取っていない」と説明する中で、受信者は証拠の印刷したメールを見せられる直前に、受信者の会社の情報システム担当に対して「受信メールを全て削除しろ！」と指示を出し（これはこれでコンプライアンス的にはアカンとは思いましたが…）、メールを受信していない環境を作ろうとしました。

 

その結果、半沢氏は苦汁を飲まされた格好となり、悔しさを滲ませます。

 

自分と自分の会社、部下のやった事を守るために、ようやくたどり着いた重要な証拠でした。
しかし、受信者は「そんなメールは知らない！」と言うために、自分の立場と権限を横柄に使って、自分の保身のために受信したメールを削除するように指示します。

 

さて、ドラマでは、決定的な証拠だったはずが、無かった事にされてしまったことで、次回以降へのさらなる復讐の気持ちが高まり盛り上がったのですが…。

 

日本のトップメガバンクともあろう企業が、メールのアーカイブを取っていなかったのでしょうか？
いや、きっと導入されているはずです。　ですよね？(笑)

 

半沢氏は博学で、状況判断に鋭い方ですが、メールアーカイブの仕組みが存在することはご存じ無かったのかもしれません。

 

メール受信者は、自分のメール受信ＢＯＸの中から、関連するメールを削除するように情報システム担当者に指示しました。
そして、番組では、情報システム担当者は、慌てたような表情で、きっと言われたように対処したのかもしれません。

 

しかし、メールアーカイブの仕組みは通常「該当するメールを削除する」という操作は出来ません。
特定のメールを削除することは操作として提供もしていません。
そういう点では、メール受信側の企業では、たぶん今でも（ドラマの１話が終わった時点では）メールアーカイブの中には、その受信者のメールは残っているように思います。(笑)

 

ただ、せっかく期待のドラマが始まって、第１話で、証拠が確定してしまったら、ドラマ的には盛り上がらない！！　ってのも判ります。
だから、そこは言わない約束でしょ・・・と、しときましょう。

 

今回、半沢氏が巻き込まれたトラブルは、金額的にもビジネス的にも非常にダメージの大きな内容です。
この証拠となる情報の流れに電子メールが使われていましたが、これは一般的な社会の通常の業務でもありえると思います。
いや、きっとあると言えます。

 

こういう大きなトラブルの解決手段として、証拠探しでメールを探すのは実際にも行われると言えますが、都合の悪いメールを削除するような行為もあってはいけないですが、無いとも言えません。

 

だから、メールアーカイブの仕組みは必要となるのです。

 

弊社が提供している、MailDepot製品は、実際に金融機関様でも採用されていますが、今回のような企業間取引の中でのメールの証拠保存としては、非常に大きな役割と担うという事が、改めて判りました。

 

※日曜日、休日のドラマを見ながら、仕事に結びつけてるなんて…とか、
言わないでくださいね。<(_ _)>

 

まずは、みなさんの企業や団体では、同様のトラブルが起きた時に誰かが不都合を隠す目的で、自分のメールボックスからメール自体を削除するような事になっても、削除されない仕組みとしてのメールアーカイブが導入されているか、確認してみてください。

 

もし、まだ、それが出来てない！！　ってことになった場合は、是非、メールアーカイブの仕組みとして、MailDepot製品を導入してください。

 

ドラマの中では、定時後の夜…きっと、20～21時頃に必死にメールを探すような姿がありました。
もし、MailDepot製品が入っていたら、あれだけはっきりと「メール件名」「案件名」が記載されているようなメールなら、MailDepot製品を使えば、そんなに時間を掛けずとも、僅かな時間で検索と抽出が出来たでしょう。
さらに、証拠となるメールデータ自体を、EML形式で保存も出来ます。
また、必要な人へその該当するメールを検索･抽出結果の画面から、ただちに転送しておくことも出来ます。

 

話題のドラマ、半沢直樹…では、第１話で、ドラマを終わらせてしまわないように、メールアーカイブの仕組みは “無かったような” 扱いではありますが、実際の企業や団体の運営において、不正を少しでも早く見つけて、対処することは非常に重要なリスクマネジメントの考え方となります。

 

是非、相手から「やられたらやり返す・倍返しだ！」って事を言われないように・・・。
或いは、倍返し が出来るように、メールアーカイブの仕組みとして弊社の MailDepot製品を導入しておいてください。

 

***本件に関するご意見・お問合せ・ご相談については、
弊社営業担当まで。 sales@swatbrains.co.jp

#ドラマ半沢直樹 #メールは証拠 #あとちょっとで１話完結だった
#メールアーカイブ #企業間取引のメール #メール保全

 

(Vol.118)

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新型コロナ対策で在宅勤務を始めて１か月・・・の振り返り

2020年3月4日

全国で、新型コロナウイルス感染が拡大しています。
社会的にも拡大防止に向けて色んな事が起きています。
さて、弊社では、ちょうど１ヶ月前となる、2020年1月31日より従業員の「在宅勤務」を開始しました。

 

従業員の通勤では、京都・大阪の朝の通勤ラッシュを利用する経路となるために、ウイルスの感染の被害に遭う可能性があります。
従業員にウイルス感染があると、症状として発症しない状態でも一緒に暮らす家族だけでなく、近隣の人や友人、さらに実家の親や親戚にも感染することが考えられ、それにより拡大する恐れがあり従業員と関係者の健康な状態を維持することが出来ません。
もちろん社会としても、ウイルスの拡散は止めないといけません。
また、大手企業のように従業員が多い企業ではないので、万が一の感染で仕事を休むことがあると業務体制にも影響が出ます。

 

弊社では、このような状態になるのを避けるために、比較的早い段階で「在宅勤務」を主体にした勤務状態へ移行しました。

 

在宅勤務…と言っても全社員が終日会社に出社しない…という事ではありません。
本社機能として維持するための社員は出社しています。
最低限必要な人数にまで減らしている状態です。
そして、本社に出社しないと出来ない仕事が発生した場合は出勤して社内での業務を実施しています。
その場合、社内であっても事務所を出入りする度に、手洗いとアルコール消毒の実施、マスク常時着用を行っております。
また、お客様先への訪問予定が出来た場合は、マスク着用をした上で着用したままの面談をお願いしております。

 

弊社での在宅勤務は、自宅や持出し許可されている社有パソコンから、インターネットVPNを使って会社LAN環境に接続し、メールやグループウエア対応などを、リモートデスクトップ接続を利用して実施するのが主体です。
基本的には、自宅や持出し端末にメールや業務情報を保存しないので、リモートデスクトップ接続にて普段、京都本社で実施している仕事の環境を遠隔で操作します。

 

これは、今回の在宅勤務のために用意したものでは無く、従来から出張時や外勤している時に安全に仕事が出来るように利用していた仕組みです。
そのため、今回の在宅勤務対応として新たに取り組むことではありませんでした。

 

そのような仕組みを利用して、会社に出社しないで自宅で仕事する体制を開始しました。
そんな普段と違う１か月が経過したところで体感を含めて振り返ってみました。

 

• 仕事が出来ているか。
• 仕事の効率が下がっていないか。
• 在宅勤務を”休日”と勘違いしてないか。

 

 

弊社では、これまでと変わらず「出社」して仕事する人と「在宅」で仕事する人に分かれました。
始まった時の人の気持ちから言うと「いいなぁ～在宅。ゆっくり寝られるしホントは仕事してなくても遊んでても判らないし…」と感想を持つ会話もありました。

 

実際、在宅で仕事するにはホントに強い気持ちが必要です。

• 朝、通勤しないので寝てられる。
• 普段の休日のような気分で買い物など私用で出掛ける。
• パソコンは開いてても仕事以外のことが大半になる。

・・・という状態になりそう…になります。

 

それをどうやって回避して仕事する姿勢に持っていくか。
モチベーション確保するか。

 

綺麗事かもしれませんが、

• 自分の仕事への責任感を思い返す
• ウイルス感染するリスクが低下する対応に感謝する
• やるべきこと、遅延していたこと、などの仕事を棚卸してその個々を順番に終わらせる。
• 今日の仕事の終わる地点を決めて、そこまで集中する。

 

自分のことは誰も見てません。
誰からも注意を受けることもありません。
気持ちを緩めると、パソコンの前から離れたくなります。

 

これは、意外と厳しいです。
でも、ダメです。強い気持ちを持たないと仕事できません。

 

• 携帯にお客様やお取引先担当者様から電話があります。
• 社内の関係者からSMSで連絡があります。
• FacebookのMessengerからメッセージが届きます。
• やると決めた仕事に割り込みが入ります。

 

在宅勤務は “楽しく無い” です。”楽” でも無いです。
強い気持ちと意識を維持するのは大変です。

 

・在宅勤務は”休日”ではない。
→勘違いしそうになります。

 

・仕事が出来ているか。何してるのか。
→サボってしまうかもしれません。

 

・仕事の効率が下がっていないか。
→下がってしまうかも…と思います。

 

これ本音です。
どうしたら改善できるでしょうか？

 

出来れば、何かの仕組みで｢縛り｣を追加したり｢監視｣を増やすようなことはしたく無いし、自分もされたく無いです。
最後は「自分の意識」でしょうか。「責任感」でしょうか。
社員間の信頼関係を前提に「全員が普通に仕事してる。
或いは、それ以上に成果の出る仕事をしてる」と信じることが前提になりますね。

 

新型コロナウイルス感染の被害者になるリスクを下げる。
もし、肺炎症状が発症してないだけでウイルスキャリアになってるとしたら、周囲に拡散してしまうことを阻止する。
そんな対策として在宅勤務を実施していることを正しく認識し意識を高く持つしかない。

 

弊社の場合、社員の年齢的には、十分な大人年齢です。
（むしろ、おっさん世代です。。。）
誰かに何かを言われないと、怒られないと自分のやるべき事が判らない…ようなことはありません。
自分で仕事を探し、自分のやるべき事を判っている。
いつまでにやるべきか、何からやるか、何が必要か。
現在のところ、社員各位の手が暇になることはありません。
忘れてない限りやることは山積みです。(笑)

 

｢会社に出社して社内で仕事してる人｣と｢在宅でリスク回避をし遠隔から仕事をしてる人｣の双方が、これまでと同様に、あるいはそれ以上にお互いを信頼し、必要なコミュニケーションを増やし孤独感や閉塞感を持たないように、仕事を継続することが必要です。

 

もしかしたら、古い昭和世代の考え方で、モノの見方かもしれません。でも、ストレートに言うとそう考えます。
でも、在宅勤務で業務レベルを下げずに継続するためには｢社員間の信頼｣…つまり、みんなで互いを信じるしかないですね。
もし、それを損なうような事実があったら・・・。最悪ですね。

 

この振り返りをしながら、まるで自分の事を言い、自分の事を反省し、自分を奮い立たせるように言ってるのかもしれません。

 

ぶっちゃけ、それくらいに在宅勤務って大変です。
ほぼ、本音の振り返りでした。

 

***本件に関するご意見・お問合せ・ご相談については、
弊社営業担当まで。 sales@swatbrains.co.jp

 

#在宅勤務 #新型コロナウイルス対策 #業務改革 #テレワーク
#リスクマネジメント #在宅での仕事って大変
#在宅勤務は休日では無い。

 

(Vol.117)

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情報システム部門で、1億円以上のコスト削減しましょ。 の話

2020年1月27日

どんな企業や団体でも情報システム部門は予算を｢使う・遣う｣部門です。
そして、情報システム部門も最大の課題は、

• 業績向上や売上向上につながる仕組み作り
• 可能な限りのコスト削減

ですね。

 

判ります。私も以前「情報システム部門」のスタッフでした。
上からは、もっと効率良く・効果のあるもの・コストは安く！って言われました。

 

最近では、それもどんどん進んで、

• クラウドサービスなどの外部サービス利用で社内でのシステム設備の削減や運用人員の削減
• 自動化する仕組みなどで人手･工数を削減する仕組みを導入して社内リソースを別の形で活用する

…などの要求があり、常にアンテナを張り巡らして、ＩＴ展示会に出向いて新しい情報を探したり。大変です。

 

そんな中でも「組織のコスト削減・利益の向上」という全体的な大きな(組織内部向けの)目標もあり、IT投資の稟議を書くのも相当気を遣います。

 

そんな中で、最近、弊社では
「情報システム部門で１億円以上のコスト削減しませんか？」
‥という提案がいくつも同時進行しています。

 

情報システム部門の工夫と改善で、こんな事が実現できたらきっと、部門の評価･査定は、大幅にアップしませんか？

 

先に結論を書くと、

• office365 -E1/ -F1 を利用している。
• office365 EOA でメールアーカイブを利用している。
  * EOA : Exchange Online Archiving
• O365 EOA で監査(検索)操作利用して課題を知ってしまった。
  * 検索が鬼遅い！ 検索結果がやる度に変わる？！
  * 利用環境などにより、また体感的に感じ方には差があります。
• office365 契約アカウント が数千アカウント以上だ。

…って前提です。

 

そして、

• office365 -E1/ -F1 と EOA からの組合せからコスト削減を実現するために、MailDepot 製品を採用する！

…が、オチです。

 

今の時代、電子メールが訴訟のきっかけになり、裁判の証拠になり、電子メールの内容で、勝訴･敗訴の分かれ道になるそうです。
実際に、弁護士に聞いても、そういう判例は普通に増えていると。
また、海外との取引においては、欧米のルールに沿ってみるとメールは非常に大事なデータとして扱われます。
例えば、e-Discovery（電子証拠開示制度）は電子データの開示手続として民事訴訟手続きの一環として実施されますが、これに対応するためにデータマネジメント環境の整備が求められています。
その対象となる電子データの中には、電子メールも含まれます。

 

もちろん、欧米との取引が無くても、国内の企業同士の取引や官公庁･自治体、文教系であっても、商取引が発生している関係間では同様にデータマネジメントが出来てないと、万が一の際に非常に気まずい状態になるのは、既に事例も多く明らかです。

 

ある日・・・

• 警察や検察と言われる組織から、或いは裁判所から特定の条件に関連する電子メールデータの提供を求められた。
• 商取引上、立場が上位にあたる取引先から、かなり前の日付の指定されたメール件名のメールデータの提出を求められた。
• お客様問合せ窓口に外部の匿名者から情報漏えいの密告が届いて発端のメール本文や添付ファイルを捜索することになった。

…ってことがあります。

 

ホントに、そういう事があります。

 

そのため、或いは、そうなったときに困らないために、ある意味｢保険」の扱いで、電子メールをアーカイブ保存しておいて、必要になった際に、検索や取出しが出来るような仕組みが必要です。

 

『電子メールのアーカイブは、もうやってる。導入した。』
という組織は増えてきました。

 

そして、その仕組みは、メールサービスの追加オプション的に提供されることも増え、それを選択して利用しているケースも増えてきました。

 

さて、メールサービスのオプションのメールアーカイブサービス。
これは、どれくらいのコスト負担が許されるのでしょうか？

 

社内のオンプレミス環境でメールサーバシステムを運用していた時代だったら、でっかいストレージ容量を持ったサーバを買ってメールサーバから、情報システム部門担当者がメールデータを「複写保存」するような操作や仕組みでやってました。

 

でも、メールのシステムを内部で持たず、外部のサービスや環境を利用するようになり、組織内でメールデータを扱える人が減ってきました。

 

例えば、office365 -E1 は、月額870円/アカウント です。
年間だと、10,440円。およそ300名以上の企業向けプランとして多くの取扱販売店から提案･提供されていると思います。
この金額で、Officeサービス(メール･情報共有･web会議･ストレージなど)が利用できます。
この基本契約に、メールアーカイブのためのEOAのオプションを追加します。
これは、月額330円/アカウント です。年間だと3,960円です。

 

年間 10,440円の -E1 契約は、情報システム部門のあれこれ含めて業務環境の見直しや、働き方改革 の一助になると思います。
そして、結果も判りやすく出ます。

 

では、年間 3,960円のメールアーカイブはどうでしょうか？

 

仮に、Microsoftサイトで案内されるように、300名以上の…として最小規模で考えた場合、

• 3,960円ｘ300名 ＝ 1,188,000円/年

となります。社員･職員が増えない前提の5年間で、5,940,000円をメールアーカイブだけで費やすコストになります。

 

” メールアーカイブ だけのために 600万円 遣う “　です。

 

弊社のお客様の平均的なデータですが、仮に300名だと年間のメールデータ量は210-230GB程度です。
5年で1,050-1,150GB。つまり約1TB程度です。
1TBのデータに、5年間とはいえ 600万円って割と大きなコストです。

 

さて、題名になっている話題なのですが、弊社でご提案しているEOAからの メールアーカイブの見直し提案のお客様の中で、

• 製造系企業 8,000名
• 物流系企業 12,000名
• 商社系企業 3,500名

などがあります。

 

商社系企業がアカウント数的には一番少ないので参考数値としてご紹介します。

 

社員(+子会社)＝約3,500名 (年間100弱で増える見込み有)

• 3,500名ｘ3,960円＝ 13,860,000円/年
• データ量： 約2.5TB/年

という環境です。
これから5年間を考えると、
アカウント数は、3,500-> 4,000へ。データ量は、約2.8TB/年へ。
コスト試算では、

• 13,860K￥/・14,256K￥/・14,652K￥/・15,048K￥/・15,444K￥

⇒ 73,260,000円 となります。
見込まれるアーカイブ保存データ総量は、約13TB程度です。
メールアーカイブだけで、約7,000万円を遣います。

 

弊社は、MailDepot製品を提案しました。

実際にメールの即時検索で使われているケースを聞くと、半数以上が1年～3年前程度まで。それ以上長く検索することは少ないようです。

 

そこで、10TB検索ライセンスを提案しています。
10TB検索ライセンスの5年間で必要な費用は保守込で 560万円です。
実装するハード環境については、

• アプライアンスサーバ：18TB容量型(MP300-6AA)の場合で5年間では、10TB検索ライセンスやサーバ保守を含めても 696万円です。
• クラウドサービス実装提供の提案であれば、MailDepot用のD-cloudサービス 20TB に、MailDepot 10TB検索ライセンスで、5年間の利用で、3,010万円です。
  (* MailDepot用 クラウド基盤：D-cloudサービス )

 

5年間で、約7,000万円のメールアーカイブだけのコストが同様のクラウド環境サービスへの置き換えで、半分以下のコストになります。

 

この考え方は、アカウント数が多くなるともっとはっきりします。

 

そして、｢物流系企業 12,000名｣になると、

• EOA 5年：237,600,000円。2億円を超えました。
  見込まれるデータ量は、約8TB/年、5年で約40-45TBです。
• これを、MailDepot と、D-cloudサービス で提案しました。
  1. MailDepot 10TB検索(1年間)、20TB検索(1年間)、50TB検索(3年)
     保守費用含合計 1,218万円。(ライセンスは差額アップグレード)
  2. D-cloudサービス 20TB(2年)、25TB(1年)、35TB(1年)、45TB(1年)
     クラウド費用合計 3,206万円。(容量に合わせてサイズアップ対応)

  合計すると、4,424万円になります。

 

概算とはいえ、23,760万円から、4,424万円へ 19,336万円のコスト削減をご提案しています。
約80%のコスト削減です。

 

MailDepotに切り替えると、コストを削減するだけではありません。

• メール検索速度は、超高速検索
• 日本語キーワードでのメール検索結果は常に同じ結果

を提供します。

 

もし、2万人、3万人だったら。10万人だったら。
コスト削減での得られる利益は大きくなります。

 

このご提案ですが、最初は「嘘でしょ」って言われました。
でも、実際に現在稼働しているオンライン中のMailDepot製品を使って実際にメール検索操作のデモをご覧いただき、超高速で検索する状況をご紹介して驚かれ、さらにそれからホワイトボードと、手元のスマホ電卓でざっと数字を書いて｢おおよそですが・・｣とご紹介しました。
もちろん、驚かれました。　そして、その後は、検討していただけることに進みました。

 

MailDepot製品 によるメールアーカイブ運用は、既に、12万アカウントを超える、(株)RICOH社で複数年の導入後の運用実績があります。
年間で、50TBを超えるデータをMailDepot製品で毎月検索監査されています。
そして、そのアカウント数の中には、リコー社の関連会社様のメールを一括MailDepot製品で運用され、グループ会社トータル監査できるように導入されています。
(* 株式会社リコー様事例紹介 )

 

企業や組織が送受信したメールのアーカイブは、導入されているケースは増えてきました。
まだ…の組織は、出来るだけ早く導入されることを強くオススメします。

 

そして、そのメールアーカイブの中身は、添付ファイル含めて全て保存し一定の期間は、即時…それも出来るだけ短い時間で…検索できる仕組みが求められています。

 

全体のメールの中から、検索して抽出するために、何時間も何日も時間を費やしていたら、e-Discovery・検察官・裁判所からの要請に対応出来ません。
数秒、数分、長くでも数十分以内で、対象のメールやメール一覧表、そして証拠としてのメールデータを取り出せることは重要です。

 

その仕組み作りをするためのコストは、リスクマネージメント費用ですが安価であれば助かる費用だと思います。正直なところ・・・。
もし、office365 EOA で運用されているのであれば、

• MailDepot ＋ MailDepot D-cloudサービス

へのアーカイブ環境切換えをご検討ください。

 

あ、office365 EOA では無くても・・・。
GUARDIANWALL、 Barracuda、m-FILTER などの有名パイセン製品で現在メールアーカイブの運用されているのであれば、同様の提案が出来ます。
そして、パイセン製品でアーカイブ保存されている既存データも、新参のMailDepot製品で引き継がせて運用が可能です。

 

詳しくは、是非、ご相談ください。

 

***本件に関するご意見・お問合せ・ご相談については、
弊社営業担当まで。 sales@swatbrains.co.jp

 

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