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グループウエアのメール保存容量が増えすぎて困った。

2012年9月27日

 

社内のメール環境として、グループウエアのメール機能を利用している企業が多いと思います。

 

Webメールであったり、アプリケーションベースのシステムであったり。

 

セキュリティ的な目線では、これらの手段はメール情報がパソコンの中に保存されることを少なくすることが出来るなど、メリットもあります。
しかし、メールの添付ファイル運用が日常的に当り前になってきた昨今では、メール相手から受取るメールに添付ファイルがあったり、相手に送るメールに添付ファイルを付けて送ることがあり、さらに、その添付ファイルの容量が平均的に増えてきている状況です。

 

この状況を受けて、システム管理者側では、グループウエアシステムのメールボックス容量の増強を検討されて苦労されている話を良く聞きます。

 

しかし、システム全体の容量には限界もあり、増強するための投資も必要になることから、実態は、個人のメールボックス容量の制限をしたり、添付ファイルの送受信サイズに制限を設けているそうです。

 

添付ファイルの送受信制限は、2MB～10MB以下に設定されているケースが多いように聞いていますが、日頃の業務で使う文書ファイルのサイズが肥大していることから、この制限ではメールに資料を添付して送信する運用が使えないケースが増えているといいます。

 

じゃ、どうしてるのか？

 

1. 送りたいファイルを圧縮化操作をしている。
2. ファイル分割して、制限値以下のファイルを作り複数のメールに添付する。
3. Web上の無料オンラインストレージサービスを、こっそり使う。
4. Gmailなど、Web上のフリーメールを、こっそり使う。
5. USBなどの記憶媒体に入れて送る。

 

こんなところでしょうか。

 

1番、2番については、メール送信する人の手間が増えます。ファイルの暗号化をルール化している会社では、さらに暗号化もしますので、１つのファイルを送るだけなのに、どれだけ手間をかけてるか。時間的には勿体ないです。
さらに、2番に至っては、ファイルサーバの容量管理の観点からすると何も解決にはなって無い訳です。

 

3番、4番はどうでしょう。企業の姿勢として、業務資料を外部の第三者に委ねるような方法を許しても良いのでしょうか。
それしか仕方ないから、目をつぶってる…それが本音？
もし、情報セキュリティに対して、真面目に取組んでいるいる取引先が、ファイルの送信相手であった場合、このような方法で資料や文書が届いたら残念に思うようですし場合によっては｢止めてくれ｣と注意を受ける場合もあるようです。

 

5番に至っては、今でもUSBポートが任意で利用出来るのはこの事例に限らずセキュリティリスクも高く、事故や事件の心配が残ります。

 

1～5番の方法は、改善する必要がありますし、企業姿勢としても間違っています。

 

弊社では、この事態を解決するために、デジ急便 システムを提案しています。
デジ急便 は、社内にファイル交換システムを構築することができます。

 

社内から、社外へのファイル送信はもちろん、社外から社内にファイルを送ってもらう(受信する)ことにも利用できます。

 

ファイルを受取る際に、自社の デジ急便 システムを相手にお知らせし、そこへアップロードしてもらう運用となります。
こうすることで、取引先の方にも余計な手間を取らせることが無くなります。

 

ファイルの送受信できるサイズは、数100MBも可能ですし、回線次第ではありますが、ギガバイト(GB)レベルのファイルも処理できます。

 

このシステムを活用すれば、グループウエアの添付ファイルサイズ制限を厳しくしても、利用者の方は、安全に簡単なファイル送信・受信ができます。

 

さらには、取引先との情報交換方法の信頼性をアピールすることが出来るので取引先にも安心していただける仕組みとなります。

 

(Vol.48)

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迷惑メール・スパムメール対策はクラウドサービスで！

2012年9月24日

弊社のお取引先様が、新たなクラウドサービスを立ち上げるとのことで、サービスメニューの検討をされることになりました。

 

その席に同席させていただくことがあったのですが、電子メールに関するサービスの利用希望の話が多いことを聞きました。

 

当然、メールサーバをはじめ電子メールに関するあらゆるサービスが、クラウド環境の上で提供される計画です。

 

その中で、迷惑メール・スパムメール対策の分野において、弊社の SPAMBlock製品を採用に向けてご検討いただくことになりました。

 

仮想化環境の上で展開するサービスですが、弊社ではご提供する用意があります。

 

迷惑メール対策については、数多くの対策ツールが提供されておりますが、弊社がご提供している、SPAMBlock 製品は、高速処理や国内の大手ISP事業者で
も採用されている、スパムエンジンを標準搭載していることによる、高信頼性処理が特徴です。

 

電子メールの環境が、BCP対応も含めてクラウド環境下に移る話題がある中で弊社の提供する SPAMBlock 製品は、アプライアンスサーバだけでなく、クラウド環境でもご利用いただけます。

 

(vol.47)

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現場の無線LANは切れるもんですね。

2012年9月20日

最近、お客様先やお取引先にお伺いして打合せをしていると、ご担当の方がパソコンや、タブレット端末を席に持参されます。

 

電源コンセントだけ、その机の近くに差し込みネットワーク接続はどうやら無線LANの様子。

 

とあるご提案の話しで、打合せをしていたとき、担当の方が「あぁ～まただ。」と一言。
どうしたのですか？と聞いたところ、「なんだかね～無線が良く切れるんだわ。」と。

 

比較的新しい事務所で、開設前には社内が無線LAN化されるので、きっと利便性が高くなる！と担当者の方の上司が、嬉しそうに話をされていたのを思い出しました。

 

きっと、天井裏や、床下に埋めた無線LANアクセスポイントの机上設計では、ゆったりとした接続数イメージで、まず無線LAN接続は切れない…という予定だったのだと思う。

 

でも、いざ本番運用が始まったら、思ったとおりでは無いご様子。

 

上司の人は、自分では無線LANの管理はしない。そして、社内からの問合せやクレームも自分では直接対応しない。
報告書は読んでる…見てるかもしれないけど。

 

現場の担当者の方がおっしゃるには、「残念だけど、無線LANって思ったように安定してつながった状態は維持できないね。難しいもんですよ。」と。

 

無線LANの電波は目に見えないし、つなぎたいアクセスポイントとの接続を、LANケーブルを手でつなぐように選べるものでは無い。無線LAN設計を紙の上で行う時は、人数の動きや集中性なども加味して、半径○メートル程度でアクセスポイントの接続エリアを重複しながら設計するそうです。
しかし、思ったとおりのアクセスポイントにつながっているか、その場ごとに確認することは無いし、勝手につながってくれるものだと普通は思っている。

 

そのため・・・
この場所なら、設計上はアクセスポイント(AP)Ａにつながるはずだが、少し前まで隣の部屋に居たので、ぎりぎり遠くのＡＰ-Ｂにつながっていた。
そして、ここに来てもＡＰ-Ｂになんとかつながっていたんだけど切れてしまった。こんな風になると本当だったらＡＰ-Ａに接続するはずなんだけど、なかなかつながらないね。利用者が多いかな。この時間、来客スペースに人が大勢いるからね。現場の無線LANというのは切れるもんですね。
これじゃイマイチって言われても仕方ないわ。
・・・と、説明してもらった。

 

結局は、理由ははっきりしないのですが、数分後「おっ、つながったぞ！」という始末。

 

これどうしても切れて欲しく無いタイミングだったらどうします？
仕事にも支障が出ます。そして、相手によっては、ちょっとカッコ悪いことにもなります。

 

もし、”ここの、この無線LANを使う”という言い方(考え方)が、目に見えない無線電波でありながら明らかに出来れば、無線LAN接続は、切れることが格段に少なると思いませんか？と、担当者様に説明しました。

 

LAN Sheet をご紹介しました。

 

使いたい場所に、使える無線LAN環境を構築したい。
そんな時には、LAN Sheet が最適です。

 

無線のアクセスポイントは目の前。
そして、電波の範囲はおおよそ１メートル程度。
そのため、その場所に居ない端末はつながりません。

 

LAN Sheet を設置した場所であれば、決めた数までの無線端末・Wi-Fi端末が安定してつながります。
近隣のアクセスポイントと、接続切換えを何度もおこなって不安定な状態になったりしません。

 

最近…これからは、LANケーブルを何本も机の上に用意して端末につなぐような事は無くなるのかもしれませんが、考え方的には、その場でLANにつなぎたい。HUBに持参したLANケーブルを接続して利用するように…では無いでしょうか。

 

LAN Sheet は「まるで、無線HUBと言えますね。」とお客様に言っていただいたように無線端末を、この場で使う！という考え方に合っています。

 

(vol. 46)

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