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グループウエアのメール保存容量が増えすぎて困った。

2012年9月27日

 

社内のメール環境として、グループウエアのメール機能を利用している企業が多いと思います。

 

Webメールであったり、アプリケーションベースのシステムであったり。

 

セキュリティ的な目線では、これらの手段はメール情報がパソコンの中に保存されることを少なくすることが出来るなど、メリットもあります。
しかし、メールの添付ファイル運用が日常的に当り前になってきた昨今では、メール相手から受取るメールに添付ファイルがあったり、相手に送るメールに添付ファイルを付けて送ることがあり、さらに、その添付ファイルの容量が平均的に増えてきている状況です。

 

この状況を受けて、システム管理者側では、グループウエアシステムのメールボックス容量の増強を検討されて苦労されている話を良く聞きます。

 

しかし、システム全体の容量には限界もあり、増強するための投資も必要になることから、実態は、個人のメールボックス容量の制限をしたり、添付ファイルの送受信サイズに制限を設けているそうです。

 

添付ファイルの送受信制限は、2MB～10MB以下に設定されているケースが多いように聞いていますが、日頃の業務で使う文書ファイルのサイズが肥大していることから、この制限ではメールに資料を添付して送信する運用が使えないケースが増えているといいます。

 

じゃ、どうしてるのか？

 

1. 送りたいファイルを圧縮化操作をしている。
2. ファイル分割して、制限値以下のファイルを作り複数のメールに添付する。
3. Web上の無料オンラインストレージサービスを、こっそり使う。
4. Gmailなど、Web上のフリーメールを、こっそり使う。
5. USBなどの記憶媒体に入れて送る。

 

こんなところでしょうか。

 

1番、2番については、メール送信する人の手間が増えます。ファイルの暗号化をルール化している会社では、さらに暗号化もしますので、１つのファイルを送るだけなのに、どれだけ手間をかけてるか。時間的には勿体ないです。
さらに、2番に至っては、ファイルサーバの容量管理の観点からすると何も解決にはなって無い訳です。

 

3番、4番はどうでしょう。企業の姿勢として、業務資料を外部の第三者に委ねるような方法を許しても良いのでしょうか。
それしか仕方ないから、目をつぶってる…それが本音？
もし、情報セキュリティに対して、真面目に取組んでいるいる取引先が、ファイルの送信相手であった場合、このような方法で資料や文書が届いたら残念に思うようですし場合によっては｢止めてくれ｣と注意を受ける場合もあるようです。

 

5番に至っては、今でもUSBポートが任意で利用出来るのはこの事例に限らずセキュリティリスクも高く、事故や事件の心配が残ります。

 

1～5番の方法は、改善する必要がありますし、企業姿勢としても間違っています。

 

弊社では、この事態を解決するために、デジ急便 システムを提案しています。
デジ急便 は、社内にファイル交換システムを構築することができます。

 

社内から、社外へのファイル送信はもちろん、社外から社内にファイルを送ってもらう(受信する)ことにも利用できます。

 

ファイルを受取る際に、自社の デジ急便 システムを相手にお知らせし、そこへアップロードしてもらう運用となります。
こうすることで、取引先の方にも余計な手間を取らせることが無くなります。

 

ファイルの送受信できるサイズは、数100MBも可能ですし、回線次第ではありますが、ギガバイト(GB)レベルのファイルも処理できます。

 

このシステムを活用すれば、グループウエアの添付ファイルサイズ制限を厳しくしても、利用者の方は、安全に簡単なファイル送信・受信ができます。

 

さらには、取引先との情報交換方法の信頼性をアピールすることが出来るので取引先にも安心していただける仕組みとなります。

 

(Vol.48)

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