デジ急便システムは、管理者にとっても都合がいい！

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デジ急便システムは、管理者にとっても都合がいい！

2012年12月17日

学校や企業、団体などで、パソコンを使う色んな仕事や操作は当り前の時代です。そして、情報セキュリティの観点や、パソコン操作の効率化などを、様々なツールやシステムの導入によって対応されてきています。

その中でも、大容量の電子ファイルを外部に送信したり、或いは、外部から受取るような運用は、重要な電子ファイルに関する運用となるため、会社全体の情報セキュリティポリシーにも関連します。

そうなると、導入されるお客様が定められているポリシーに沿った形で運用出来るシステムを選択する必要があります。

ファイルは暗号化通信されること。
送信ファイルは、暗号化されずに外部へ送信されないこと。

例えば、添付ファイルを暗号化して送る仕組みの話しでも、異なる表現があります。

でも良く考えると…
「暗号化されずに外部へ送信されないこと。」という意味の扱い方として、良く相談を受けるのは、「暗号化してなかっとしたら、間違っても送信出来ないようにできないかな？」です。

内部のパソコン利用者は、全員が操作に長けて、IT用語にも通じていて、文字を読むだけで、どんな操作を実施する必要があるか判る・・・という人ばかりではありません。むしろ、判らない！と思っている人の方が多いかもしれません。

情報システム担当者のみなさんは、専門的な知識がありながら、言葉の意味が理解しきれない利用者さんの日頃の業務を想像する必要があります。意外と見落としがちではありますが。

ファイルを暗号化するって？　忙しいのに手間かかる！
間違ったら怒られる？！　文句言えないから仕方ない。
ファイル操作をする際に、勝手にやってくれたらいいのに…。

こんな声でしょうか。

デジ急便システムは、例えば、このような課題を解決します。

デジ急便システムは、利用者さんの操作画面にどんなパラメータを選択させるかを、表示させたり、表示しなかったりと選択できます。

そのため、「暗号化変換する」という選択肢を、内部的には前提項目として”常に暗号化変換する設定”としておく…という運用ができます。
つまり、ファイルを送信する！という操作をする人は、暗号化変換をするの？しないの？を操作時に意識をしなくて済みます。
指定して送信操作をするだけで、会社のポリシーに沿った処理を実施している。が達成されます。

デジ急便システムには、暗号化の強度を選んだり、暗号化する・しないを送信者が選べたりします。
もちろん、そういう操作を必要とする方には、選択出来るような操作画面を準備すれば良いのです。

複雑な操作が判らない、理解が難しいなど、そういう内部の利用者からの声が想像できる場合、あらかじめ決めたルールに沿うために、システム側で「デフォルト設定」を決めることができる機能を活用して運用します。

システムを導入する時は、意外と製品が提供している機能や、値段であれこれ言うことが多いですが、実際に内部で運用を開始した際に、どの点が”好評な点”になるのか？は、本当はとても重要です。

デジ急便システムは、システム管理者が設定出来る機能のルールが、とても沢山あります。
おおよそ、それを理解して把握できていないと、ルールの利用選択肢が多過ぎて意味が判らなくなるほどです。

しかし、徐々に慣れることで、自分達が使いたい仕組みや機能が判ってくると、その運用において、デジ急便システムの設定が、結果としてセキュリティポリシーを「自然に守ってもらえる」ようになり、「間違っても未処理の状態で外部にファイルを送信するようなことは出来なくなる！」ような仕組みになります。

他の機能も同様です。

デジ急便システムに設定できる内容は、とても細かく用意されています。
見た目は、複雑すぎる！という印象があるかと思いますが、結果的には、デジ急便システムを運用する担当者様や、企業方針に合った設定ができるので、システム担当者様も、安心してポリシー遵守項目として運用(達成)できますし、実際にサービスを受ける方々も、簡単でに複雑な操作を全くせずに、セキュリティが確保された仕組みを利用できるのはこれからのシステム利用シーンとしては、良い形だと言えます。

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(Vol.73)

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