メール送信時に注意しないとダメなこと。

スワットカメラ

メール送信時に注意しないとダメなこと。

2012年11月22日

弊社では、電子メールのセキュリティに関係する製品のご提案や、ご相談を受けることがあります。

そのため、ご案内しやすいように、またご覧いただく際にも判りやすいように、1枚にまとめて色んなキーワードをご確認していただけるようにしています。

様々なメールにまつわる使い方や運用を考えた仕組みから、最近求められているセキュリティを実現する方法。さらには、電子メールを送る際に手間が掛かっていたりする部分を改善して、業務効率の改善や、時間コストの圧縮が出来る仕掛けをご紹介する機会がありました。

safeAttach Evolution システムです。

このシステムは、電子メールを送る際に、あれこれやりたいなぁ～という希望や、今は、それを常に気を付けて意識をしていたり、忘れないように画面の横にメモを貼ったりしてやってることを、自動的にやってくれます。

例えば…

添付ファイルを、自分のPCで暗号化加工して、パスワードもルールに従ってあれこれと、毎回考える必要がある。(文字数や文字種別など組合せも含めて)
大勢の社外の人に一斉にメールを送る際には、相手先のメールアドレスが漏えいしないように、Bccとして記述する必要がある。
添付ファイルサイズと合わせて、一定のファイルサイズ以上のメールは相手側が受信出来ない場合もあり、その場合は、添付ファイルをメール以外の方法で配送する手段が必要になり、手間が増える。
もしかして、メールアドレスの記述を間違ってしまって、送信を開始してしまい、メール誤送信になってしまうかもしれない。
添付ファイルを自分で暗号化してから送信しているため、自分のメール送信履歴には添付ファイルが全部暗号化されて残っており、メール受信者から問合せがあったりしてメールを見直ししていても、添付ファイルの中身がすぐに確認できず大変になってる。

など、心配だったり不安だったりしますが、safeAttach Evolution システムを導入すると、このような心配は無くなります。

メール送信者は、添付ファイルを暗号化する手間は一切無くなります。
送信時は、平文のままで送れば、safeAttach Evolution が、複数のファイルでも自動的に１つのファイルとして暗号化変換をします。
そして変換後のファイル名も別名を自動的に設定します。

メール送信時に、複数の人を宛先に設定しても、safeAttach Evolution が、一括でBccに設定変更してからメールを送ってくれます。

受信者側の添付ファイル受信可能サイズが小さくても、相手に応じて、暗号化ファイルを添付して送るか、システム内部に搭載しているダウンロードサーバに移行して、相手にはダウンロード用のURLを送るようにしてくれます。

メール送信者が送ってから、例えば2分間は、safeAttach Evolution システムの中で保留することが出来るので、万が一の相手先メールアドレス記述ミスがあっても、その保留時間内に、送信者が自分で、送信メールをキャンセルすることができます。
情報システム管理者は、その運用に一切の手間が必要ありません。

という風に、かなりメール送信について業務効率の向上と改善ができます。

現在、メールを送る際に、相手によって…ファイルサイズによって…相手の数によって…と、様々な配慮を個人の判断に委ねていると、どうしてもミスが発生します。

safeAttach Evolution を導入して、こういうストレスとリスクを無くすようにしましょう。

(Vol.66)

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