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メールアーカイブが必要な理由と背景

2016年10月11日

弊社が、メールアーカイブを行う製品として、MailDepotシリーズを専用のアプライアンスサーバにしてご提供を開始して以降、パートナー様や、エンドユーザ様との間で、メールアーカイブの話題が増えました。

 

特に、先日の展示会で、MailDepotシリーズを出展し、実機の展示をしながら、MailDepotで行うメールアーカイブの話の中では、実際に情報システム担当をされているお客様から興味深いお話を聞けました。

 

  •  最近、グループウェアで行っていたメールを、Office365に移した。移ってから気付いたけど、メールの検索が遅い。
  • Google Appsに移って、2年近く経過した。個人のメールボックス容量が大きいので、アーカイブする考え方を忘れていた。過去のメールを探し出すのに時間が掛かる。

 

など、有名なクラウドのメール環境に移った実際のユーザの声として「検索や抽出が遅い」という話を聞きました。

また、それ以外にも…

 

  • グループウェアを使っているが、半年程度のメールしか自分のメールボックスに無いので、1年ごとの仕事をする場合などでは、過去のメールが判らない。結局、内部の人は、メールを自分のPCの中に残して自分で検索できるような真似をしてるので、セキュリティ強化の為にWebメール化したはずが、意味がないと考えてる。
  • 退職した社員のメールを、退職後しばらく経過してから検索する必要があった。しかし、アカウントを削除したことでメールも無くなっていたので検索が出来なかった。

 

など、メール運用の現場でメールが無いために困った話も聞きました。
さらには…

 

  • パソコンのメーラーに数年分のメールがあったが、パソコンが古くなり故障した。数年分のメールが全部消えた。メールサーバに残っていたメールの数か月分だけは回復できたが、業務に支障が出た。
  • ニュースで報道された不審メールについて、自社の状況を調べて報告しろと役員から指示されたが、全社員分のメールを検索しようとしても全てのメールボックスの検索に時間が掛かったり、既に利用者が自分で削除していたりして、実態を把握することがとても難しかった。

 

今や、電子メールの利用と運用は、基幹業務となっています。
情報セキュリティの観点からも、標的型メール攻撃の手段でもあり、メールの管理や監査の環境を整える必要性も、これまで以上に必要です。

 

メールのアーカイブは、単なる「バックアップデータ」ではありません。
メールのアーカイブが「漏れなく取得出来ていること」が、業務の運営の基盤環境として重要です。

 

メールが無くても何とかなる…と言う方も居ました。
消えてもいい。無くなってもいい。と。
本当にそうなのかな?
メールって、相手のあることです。自分から自分に備忘録のようにメモ的な内容メールを送信することもあるかもしれないけど、多くの場合は、自分では無い人へ送ったり、そういう方から受取ったりすることがほとんど。
だから、メールが無くなると実際はきっとかなり困ると思いました。

 

メールアーカイブは、重要視されていない感想を持ちながらも、展示会でお話をした方の中には…

 

  • メールアーカイブは高額で投資効果として稟議が通りにくい
  • メールアーカイブは保守運用でコスト変動があるので継続するのが難しい。

など、費用面で課題があるというお話もありました。

 

MailDepotシリーズは、これらの課題を解決できます。
低コストで、高速検索を提供します。

 

「メールデータは、手元に保存して運用しましょう!」をご提案した展示会でしたが、これから少しでもメールアーカイブの重要性を見直していただき、弊社のMailDepot製品を採用いただければお役に立てると思っています。

 

※Webサイトに掲載していない製品については営業までお問合せください。

 

(Vol.107)

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