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情報システム部門で、1億円以上のコスト削減しましょ。 の話

2020年1月27日

どんな企業や団体でも情報システム部門は予算を｢使う・遣う｣部門です。
そして、情報システム部門も最大の課題は、

• 業績向上や売上向上につながる仕組み作り
• 可能な限りのコスト削減

ですね。

 

判ります。私も以前「情報システム部門」のスタッフでした。
上からは、もっと効率良く・効果のあるもの・コストは安く！って言われました。

 

最近では、それもどんどん進んで、

• クラウドサービスなどの外部サービス利用で社内でのシステム設備の削減や運用人員の削減
• 自動化する仕組みなどで人手･工数を削減する仕組みを導入して社内リソースを別の形で活用する

…などの要求があり、常にアンテナを張り巡らして、ＩＴ展示会に出向いて新しい情報を探したり。大変です。

 

そんな中でも「組織のコスト削減・利益の向上」という全体的な大きな(組織内部向けの)目標もあり、IT投資の稟議を書くのも相当気を遣います。

 

そんな中で、最近、弊社では
「情報システム部門で１億円以上のコスト削減しませんか？」
‥という提案がいくつも同時進行しています。

 

情報システム部門の工夫と改善で、こんな事が実現できたらきっと、部門の評価･査定は、大幅にアップしませんか？

 

先に結論を書くと、

• office365 -E1/ -F1 を利用している。
• office365 EOA でメールアーカイブを利用している。
  * EOA : Exchange Online Archiving
• O365 EOA で監査(検索)操作利用して課題を知ってしまった。
  * 検索が鬼遅い！ 検索結果がやる度に変わる？！
  * 利用環境などにより、また体感的に感じ方には差があります。
• office365 契約アカウント が数千アカウント以上だ。

…って前提です。

 

そして、

• office365 -E1/ -F1 と EOA からの組合せからコスト削減を実現するために、MailDepot 製品を採用する！

…が、オチです。

 

今の時代、電子メールが訴訟のきっかけになり、裁判の証拠になり、電子メールの内容で、勝訴･敗訴の分かれ道になるそうです。
実際に、弁護士に聞いても、そういう判例は普通に増えていると。
また、海外との取引においては、欧米のルールに沿ってみるとメールは非常に大事なデータとして扱われます。
例えば、e-Discovery（電子証拠開示制度）は電子データの開示手続として民事訴訟手続きの一環として実施されますが、これに対応するためにデータマネジメント環境の整備が求められています。
その対象となる電子データの中には、電子メールも含まれます。

 

もちろん、欧米との取引が無くても、国内の企業同士の取引や官公庁･自治体、文教系であっても、商取引が発生している関係間では同様にデータマネジメントが出来てないと、万が一の際に非常に気まずい状態になるのは、既に事例も多く明らかです。

 

ある日・・・

• 警察や検察と言われる組織から、或いは裁判所から特定の条件に関連する電子メールデータの提供を求められた。
• 商取引上、立場が上位にあたる取引先から、かなり前の日付の指定されたメール件名のメールデータの提出を求められた。
• お客様問合せ窓口に外部の匿名者から情報漏えいの密告が届いて発端のメール本文や添付ファイルを捜索することになった。

…ってことがあります。

 

ホントに、そういう事があります。

 

そのため、或いは、そうなったときに困らないために、ある意味｢保険」の扱いで、電子メールをアーカイブ保存しておいて、必要になった際に、検索や取出しが出来るような仕組みが必要です。

 

『電子メールのアーカイブは、もうやってる。導入した。』
という組織は増えてきました。

 

そして、その仕組みは、メールサービスの追加オプション的に提供されることも増え、それを選択して利用しているケースも増えてきました。

 

さて、メールサービスのオプションのメールアーカイブサービス。
これは、どれくらいのコスト負担が許されるのでしょうか？

 

社内のオンプレミス環境でメールサーバシステムを運用していた時代だったら、でっかいストレージ容量を持ったサーバを買ってメールサーバから、情報システム部門担当者がメールデータを「複写保存」するような操作や仕組みでやってました。

 

でも、メールのシステムを内部で持たず、外部のサービスや環境を利用するようになり、組織内でメールデータを扱える人が減ってきました。

 

例えば、office365 -E1 は、月額870円/アカウント です。
年間だと、10,440円。およそ300名以上の企業向けプランとして多くの取扱販売店から提案･提供されていると思います。
この金額で、Officeサービス(メール･情報共有･web会議･ストレージなど)が利用できます。
この基本契約に、メールアーカイブのためのEOAのオプションを追加します。
これは、月額330円/アカウント です。年間だと3,960円です。

 

年間 10,440円の -E1 契約は、情報システム部門のあれこれ含めて業務環境の見直しや、働き方改革 の一助になると思います。
そして、結果も判りやすく出ます。

 

では、年間 3,960円のメールアーカイブはどうでしょうか？

 

仮に、Microsoftサイトで案内されるように、300名以上の…として最小規模で考えた場合、

• 3,960円ｘ300名 ＝ 1,188,000円/年

となります。社員･職員が増えない前提の5年間で、5,940,000円をメールアーカイブだけで費やすコストになります。

 

” メールアーカイブ だけのために 600万円 遣う “　です。

 

弊社のお客様の平均的なデータですが、仮に300名だと年間のメールデータ量は210-230GB程度です。
5年で1,050-1,150GB。つまり約1TB程度です。
1TBのデータに、5年間とはいえ 600万円って割と大きなコストです。

 

さて、題名になっている話題なのですが、弊社でご提案しているEOAからの メールアーカイブの見直し提案のお客様の中で、

• 製造系企業 8,000名
• 物流系企業 12,000名
• 商社系企業 3,500名

などがあります。

 

商社系企業がアカウント数的には一番少ないので参考数値としてご紹介します。

 

社員(+子会社)＝約3,500名 (年間100弱で増える見込み有)

• 3,500名ｘ3,960円＝ 13,860,000円/年
• データ量： 約2.5TB/年

という環境です。
これから5年間を考えると、
アカウント数は、3,500-> 4,000へ。データ量は、約2.8TB/年へ。
コスト試算では、

• 13,860K￥/・14,256K￥/・14,652K￥/・15,048K￥/・15,444K￥

⇒ 73,260,000円 となります。
見込まれるアーカイブ保存データ総量は、約13TB程度です。
メールアーカイブだけで、約7,000万円を遣います。

 

弊社は、MailDepot製品を提案しました。

実際にメールの即時検索で使われているケースを聞くと、半数以上が1年～3年前程度まで。それ以上長く検索することは少ないようです。

 

そこで、10TB検索ライセンスを提案しています。
10TB検索ライセンスの5年間で必要な費用は保守込で 560万円です。
実装するハード環境については、

• アプライアンスサーバ：18TB容量型(MP300-6AA)の場合で5年間では、10TB検索ライセンスやサーバ保守を含めても 696万円です。
• クラウドサービス実装提供の提案であれば、MailDepot用のD-cloudサービス 20TB に、MailDepot 10TB検索ライセンスで、5年間の利用で、3,010万円です。
  (* MailDepot用 クラウド基盤：D-cloudサービス )

 

5年間で、約7,000万円のメールアーカイブだけのコストが同様のクラウド環境サービスへの置き換えで、半分以下のコストになります。

 

この考え方は、アカウント数が多くなるともっとはっきりします。

 

そして、｢物流系企業 12,000名｣になると、

• EOA 5年：237,600,000円。2億円を超えました。
  見込まれるデータ量は、約8TB/年、5年で約40-45TBです。
• これを、MailDepot と、D-cloudサービス で提案しました。
  1. MailDepot 10TB検索(1年間)、20TB検索(1年間)、50TB検索(3年)
     保守費用含合計 1,218万円。(ライセンスは差額アップグレード)
  2. D-cloudサービス 20TB(2年)、25TB(1年)、35TB(1年)、45TB(1年)
     クラウド費用合計 3,206万円。(容量に合わせてサイズアップ対応)

  合計すると、4,424万円になります。

 

概算とはいえ、23,760万円から、4,424万円へ 19,336万円のコスト削減をご提案しています。
約80%のコスト削減です。

 

MailDepotに切り替えると、コストを削減するだけではありません。

• メール検索速度は、超高速検索
• 日本語キーワードでのメール検索結果は常に同じ結果

を提供します。

 

もし、2万人、3万人だったら。10万人だったら。
コスト削減での得られる利益は大きくなります。

 

このご提案ですが、最初は「嘘でしょ」って言われました。
でも、実際に現在稼働しているオンライン中のMailDepot製品を使って実際にメール検索操作のデモをご覧いただき、超高速で検索する状況をご紹介して驚かれ、さらにそれからホワイトボードと、手元のスマホ電卓でざっと数字を書いて｢おおよそですが・・｣とご紹介しました。
もちろん、驚かれました。　そして、その後は、検討していただけることに進みました。

 

MailDepot製品 によるメールアーカイブ運用は、既に、12万アカウントを超える、(株)RICOH社で複数年の導入後の運用実績があります。
年間で、50TBを超えるデータをMailDepot製品で毎月検索監査されています。
そして、そのアカウント数の中には、リコー社の関連会社様のメールを一括MailDepot製品で運用され、グループ会社トータル監査できるように導入されています。
(* 株式会社リコー様事例紹介 )

 

企業や組織が送受信したメールのアーカイブは、導入されているケースは増えてきました。
まだ…の組織は、出来るだけ早く導入されることを強くオススメします。

 

そして、そのメールアーカイブの中身は、添付ファイル含めて全て保存し一定の期間は、即時…それも出来るだけ短い時間で…検索できる仕組みが求められています。

 

全体のメールの中から、検索して抽出するために、何時間も何日も時間を費やしていたら、e-Discovery・検察官・裁判所からの要請に対応出来ません。
数秒、数分、長くでも数十分以内で、対象のメールやメール一覧表、そして証拠としてのメールデータを取り出せることは重要です。

 

その仕組み作りをするためのコストは、リスクマネージメント費用ですが安価であれば助かる費用だと思います。正直なところ・・・。
もし、office365 EOA で運用されているのであれば、

• MailDepot ＋ MailDepot D-cloudサービス

へのアーカイブ環境切換えをご検討ください。

 

あ、office365 EOA では無くても・・・。
GUARDIANWALL、 Barracuda、m-FILTER などの有名パイセン製品で現在メールアーカイブの運用されているのであれば、同様の提案が出来ます。
そして、パイセン製品でアーカイブ保存されている既存データも、新参のMailDepot製品で引き継がせて運用が可能です。

 

詳しくは、是非、ご相談ください。

 

***本件に関するご意見・お問合せ・ご相談については、
弊社営業担当まで。 sales@swatbrains.co.jp

 

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(Vol.116)

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