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メールシステム『PLAN2020』のご紹介

2020年09月02日

各位
                     スワットブレインズ株式会社
                        ソリューション営業部


弊社では、電子メール運用に関わるお客様の課題解決に対応してきました。

・社内(組織内)で送受信されたメールを3,5年間以上保存する仕組みが欲しい。
・メールデータそのものをパソコン端末に残したくない。
・スマホやタブレット端末でメール読み書きするための仕組みにしたい。
・Webメールに変えることで、ブラウザ活用したい。
・メール本文の無害化、添付ファイルの無害化を実施したい。
・電子メールの誤送信対策を使いたい。
・添付ファイルの自動暗号化・パスワード付ファイル変換を導入したい。
・添付ファイルのZIP化から、ダウンロード方式に切り替えたい。
・添付ファイルの相手への届け方を相手に応じて切り替える仕組みが欲しい。
・メール監査の仕組みとして、高速にメール検索が出来るアーカイブが欲しい。
・取引先や弁護士から要請された際に、すぐ全社のメールが探せる仕組みが欲しい。
・グループ会社のメールも一括管理するための仕組みが必要。
・標的型メール攻撃に対する対応策を作りたい。
・不正なメールを見分ける方法・仕組みが欲しい。
・従来のPOP/SMTPだけでは無く、同じメールボックスへのアクセス可能な
 WebメールやIMAPアクセスが出来る仕組みが欲しい。

・・・などです。数多くの課題解決・要望実現を実施してきました。

そんな中、新型コロナウイルス対応として、多くの企業や組織では、新しいスタイルでの働き方に一気にシフトしました。
これまで、会社に出社し、周囲を見渡せば、姿、顔、そして業務の様子が把握しやすかった状態から、会わない・見えない・判りにくい状態になりました。

多くのツールで、業務スタイル改変の支援を実施されていると思います。
一方で、メールの仕組みについても変化があります。

弊社では、これまでの経験値や事例などを元にして、トータル的なモデルの
 メールシステム『PLAN2020』
をまとめました。
全国の自治体や、多くの大規模アカウント、ドメインで導入されている仕組みを1つの統合提案モデルとしてまとめたものです。

https://swatbrains.co.jp/docs/20200819_SWAT_Mail_Solution_PLAN2020.pdf

是非、今のメールシステムと比較してください。
そして、懸念事項・課題確認の比較資料としてみてください。

特に注目されるのは、
・メールアーカイブシステム
・メール無害化
・送信メール添付ファイル対応
・・です。

メールアーカイブは、早いところはJSOXが話題になった数年前に導入されたところがあります。しかし、実際にはメール取得だけで実践で使ったことが無く保存メインの仕組みだったかもしれません。
しかし、最近は、海外取引対応でメール自体の重要性や証跡性が注視されるようになり、ネット情報の氾濫から、情報としてのメールデータ自体の重要性が見直されています。そして、企業間の紛争解決や訴訟対応においても、電子メールの記載内容と添付ファイルが証拠となる時代です。
つまり、これからのメールアーカイブ運用では、高速で正確な検索性能とコストパフォーマンスが高いシステムが求められます。
従来の、高額で処理が遅い製品からの入替え・乗換えが必要です。
弊社では、MailDepot製品・サービスをご提案しています。

メール無害化は、情報セキュリティ対策として注目されています。
2017年度から、全国の自治体では導入され、ネットワーク分離と同時に導入されました。
その考え方が、民間の企業でも調査され導入が始まっています。
弊社への問合せも増えています。
ITリテラシーに差がある組織の中で、電子メールは比較的「誰でも使う仕組み」です。
それだけに、受け取るメールに仕組まれた巧妙な悪事や気付きにくい事があり教育で周知しきれない課題です。メール無害化は、この心配を大幅に
改善出来ます。
受信メールの「メール本文」「メール添付ファイル」を【無害化】することでアンチウィルス・アンチスパムなどで検知できないゼロデイ攻撃的なものも除去することが出来ます。予期せぬ不正な受信メールと添付ファイルに対する耐性を確保する仕組みとして導入してください。
弊社では、Votiro Disarmer製品をご提案しています、

ただし、メール無害化の仕組みは、連携できるメールシステムが限られます。
さらに「無害化と同等な事が出来ます」「無害化と変わらない仕組みです」など効果を煽る製品の不安定な話を信用しないような注意も必要です。
弊社にご相談ください。
弊社では、対応可能な製品として、DEEP Mail・MailSuiteをご提案しています。

送信メール添付ファイル対応は、新たな時代に向かう上で大切です。
個人情報保護法の施行があった頃から、メールに添付して電子ファイルを送信する際に行われるようになった「添付ファイルのパスワード付加工ファイル変換」の対応ですが現代においては、この運用を続けるのは難しくなってきました。
良かれ…と思って実施してきた。が、それが「迷惑」になりはじめました。
企業や団体が、メールによる不正な添付ファイルを検知・除去するために導入しているゲートウェイ型のセキュリティシステムが実質機能として使えなくなったり、パスワード加工されたファイルを解凍することが難しい端末が増えてきたことでメール受信者の方での対応が制限されるケースなどが増えました。
しかし、急激に変化するのも難しい背景もあり、規定的に定めている組織では「パスワード保護加工された添付ファイル送信」を止めるのは簡単では
ありません。
また、添付ファイルを「平文のまま」で送ることに違和感を持つ人も居ます。
そこで、添付ファイルをメールに添付せず、ダウンロード方式で相手の都合とタイミングで取得する方法への移行が増えてきました。
つまり、メール受信者側の都合を考慮した「新しいメール送信の形」への変化が始まりました。それを、自動的に実施することで、メール送信する組織の方針や考え方を、組織内のメール操作リテラシーに左右されること無く、間違い無く運用することが出来る仕組みへの移行です。
電子メールは送信する側の「決め事」もあれば、受信する側の「都合」もあります。メール送信時の「お作法」も見直すタイミングになりました。
それを柔軟に対処するための仕組みとして導入してください。
弊社では、safeAttach 製品をご提案しています。

 メールシステム『PLAN2020』
資料は、PDFにてご提供します。是非、お手元に保存していただき内容を確認ください。
そして、みなさまのメールシステム環境と比較してもらって、抜けてる部分がもしあれば、お気軽にご相談ください。

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【本件に関するお問い合わせ窓口】
 スワットブレインズ株式会社 ソリューション営業部
 Tel: 075-211-9480
 Email: sales@swatbrains.co.jp

本件について、お問合せなどございましたら、弊社担当営業までご連絡をいただけますよう、何卒宜しくお願い申し上げます。